Organizacion Archivos De Gesti N 2 1

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Compra

Paso 1
CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Seleccionar y clasificar los documentos
en:
•DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Para los documentos de archivo continuar paso 2

•DOCUMENTOS DE APOYO
Para los documentos de apoyo ir al paso 11DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o
recibida por una persona o entidad en
razón de sus actividades o funciones,
que tiene valor administrativo, fiscal,
legal, científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de
conservación.

DOCUMENTO DE APOYO
Documento de apoyo: Es aquel de carácter general
(leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por lainformación que
contiene, incide en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa. Pueden
ser generados en la misma institución o proceder
de otra, y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. Estos documentos
no se transfieren al Archivo Central y deben ser
destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan
utilidad o vigencia, y según las necesidades de ladependencia (Acuerdo 042 de 2002)

PASO 2
Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para
cada una de las series y
subseries de tal manera que
permita visualizar su ubicación y
facilite la localización física de la
documentación.

Separador de Series
SERIE
DEPENDENCIA

10210101.05
Acuerdos

Separador de Subseries
DEPENDENCI
A

SERIE

SUBSERIE

Ej. 101.05.01 Acuerdos Consejo
DirectivoPaso 3
Clasificación Documental Series y
Subseries
• Identifique y agrupe en unidades
documentales (asuntos) todos los tipos
documentales pertenecientes a la
dependencia teniendo en cuenta las
series y subseries.

Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
Febrero 15
Enero 22

4
3

2
1

Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor
Atyentamente
Con el finPadarjj
jhaf0

5

Carpeta No.__________
SECRETARIA GENERAL
INFORMES
Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios:
155

PASO 4
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

 Ordene al interior de cada uno de las
unidades documentales (asuntos)
los diferentes tipos documentales
teniendo en cuenta su fecha de
producción o de trámite y
manteniendo la estructura que tuvo
durante el servicioactivo.

Acta 6 Agosto 8 de 2000

Acta 5 Junio 25 de
2000
Acta 4 Abril 21 de
2000
Acta 3 Mayo 15 de 2000
Acta 2 Marzo 15 de 2000
Acta 1 Enero 20 de 2000

Actas del Comité de Compras

Paso 5 Identificación de cada Unidad
Documental (Asuntos)
Se debe identificar cada una de las unidades
documentales así:
– Código de la Oficina
– Código de la Serie
– Código de la Subserie
– Nombre del Expediente
Tengapresente que dentro de cada carpeta se deben
archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de
una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta
identificándola
con
la
información señalada,
anexándole el número de orden de la carpeta.

Código
de Serie
Asunto específico

Código
Subserie

101.05.01
ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO

Paso 6:

Ordenación

• Ordene cada uno de las unidades
documentales(asuntos),pertenecientes
a una serie o subserie, utilizando un
sistema que facilite la localización y
recuperación de la información.
• Los sistemas pueden ser: Alfabético,
Numérico, Cronológico, Geográfico
entre otros (se pueden combinar)

52.894.456
51.111.412
49.698.323
49.695.123
41.694.906
98.495.783

Historias
Laborales

2003
2002
2001
2000
1999
1998

Informes de
Gestión

Paso 7: Depuración
•Retirar de la Unidad Documental los
documentos que no tienen valores
primarios ni secundarios como:
• Duplicados
• Constancias

Paso 8: Foliación
Foliar cada una de las series y subseries
documentales, previendo para ello la
numeración de los folios en el extremo
superior derecho, con un lápiz de mina
negra y blanda (HB, B), en forma
legible, sin enmendaduras, empezando
por el documento más antiguo...