Organización De Eventos

INFORME GUIA 32

ANGY KATERINE MATEUS RAMIREZ

TECNOLOGIA GESTION DE MERCADOS

FLORIDABLANCA
SENA
2012

INTRODUCCION
La organización de eventos es una estrategia que es utilizada por muchas empresas a la hora de querer hacerse notar, ya sea por el lanzamiento de un nuevo producto o hacerles recordar a las personas donde están.
Pero como es de saber, organizar un evento no essimplemente decirlo, para llevar a cabo un evento se requiere de una serie de requisitos que cumpla con las espesativas del cliente y que el proveedor las pueda cumplir, A continuación se realizo una investigación como se lleva a cabo un evento, que se necesita y que papel juega el contrato y sus condiciones en un evento.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Los eventos no son nada nuevo. A través de los siglos,las personas se han estado reuniendo para muchos propósitos. Aún antes de los tiempos de Platón y Aristóteles, las personas se han reunido para transmitir y compartir conocimientos. Se reunían los Romanos en el Coliseo (algunos de los asistentes no tenían una experiencia placentera) Ha habido (y la tendencia es que seguirá habiendo) reuniones artísticas, políticas, religiosas, sociales de negociosy muchas más y todo eso continúa en nuestros días.
La industria de organización de eventos representa un movimiento económico de más de cien mil millones de dólares por año en todo el mundo, de acuerdo con el “Institute of Meeting Professionals”, de los Estados Unidos.  Es una “industria” muy lucrativa. Los ofrecimientos para la realización de reuniones empresariales y sociales son mayores cadadía de parte de entidades privadas (como cadenas de hoteles, restaurantes y lugares especiales al efecto) o públicas (como muchas Secretarías de Turismo de casi todos los países del mundo)
Las reuniones, grandes o pequeñas, pueden tomar muchos meses de preparación o pueden ser convocados en un abrir y cerrar de ojos. De importancia clave en el proceso es la persona que lo planifica, basado en losrequerimientos de la persona que lo organiza y los otros públicos que se tienen.
 ¿Qué es un evento?
Definimos un evento como “Un proceso diseñado y llevado a cabo para proporcionar a aquellos que participan de él, una experiencia placentera que llene plenamente las expectativas que le dieron origen.” Eso significa que:
* Como todo proceso, tiene un principio, un medio y un final.
* Sehace con un propósito.
* Su realización tiene un costo.
* Alguien debe planificarlo, organizarlo y llevarlo a cabo.

Como toda actividad, un evento involucra 5 variables fundamentales:

Tiempo Espacio Personas Materiales Dinero

Son esas cinco variables las que el organizador (diseñador, asesor) debe administrar para incrementar la probabilidadde éxito, es decir, la calidad de la experiencia que tendrán las personas que participan en el evento Lo más importante de todo el proceso es llenar las expectativas de las personas que en él participan, los diferentes “públicos”:

CLASIFICACION
Debido al gran número de tipos de eventos que se pueden dar, es a veces importante clasificarlos. Una clasificación es:
Por el número de participantes| Por el lugar | Por el propio sitio | Por la actividad | Por la participación |   |
Reuniones | Al aire libre | Privada | Cultural | Gratuita |   |
  |   |   | Deportiva |   |   |
Congresos | Bajo Techo | Comercial | Social | Paga |   |
  |   |   | Política |   |   |
Convenciones  |   |   | Beneficencia |   |   |
  |   |   | Informativa |   |   |

TIPOS DE EVENTOS

EL ORGANIZADOREl Organizador tiene sobre sus espaldas el 100% de la responsabilidad en el éxito del evento. A veces no cuenta con el 100% de la autoridad y –generalmente- carga con la totalidad de la culpa en el fracaso.
Para poder descargar bien su trabajo debe conocer, entre otras áreas:
–Planeación
–Administración
–Logística
–Manejo seguro de los alimentos
–Presupuesto
–Relaciones Públicas...