Organización de viajes y desplazamientos nacionales e internacionales

Unidad didáctica 2.
Organización de viajes y desplazamientos
nacionales e internacionales

1. Elementos básicos para la organización de
viajes
2. Organización de viajes
3. Legislación y documentación en el viaje
4. Documentación posterior al viaje
5. Actividades
6. Bibliografía
C.F.G.S. Técnico Superior en Asistencia a Dirección
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Organización de viajes y desplazamientosnacionales e internacionales
1.- Elementos básicos para la organización de viajes …………………...3
1.1 Introducción ………………………………………………………………………………..……………………3
1.2 Agencia de viajes ……………………………………………………………………………………..……….3
1.3 Las reservas y su gestión ……………………………………………………..……………………..…….4
1.4 Tarifas ………………….………………………………………………………………..………………..……….6
1.5 Rutas nacionales e internacionales……………….……………………………………..……………8
1.6 El equipaje ………………………………………….……………………………………………..……………10
1.7 Modificaciones y anulaciones del viaje ……………………..……………………….……………12

2. Organización de viajes ……………………………………………………………15
2.1. Preparación del viaje ……………………………………..………………………………………………15
2.2 Estancia en el lugar de destino ……………………………..…………………………………………16
2.3 Programa de trabajo .………………………………………………………………………………………17
2.4 Usos locales y protocolo...………………………………………………………………………………17

3. Legislación y documentación en el viaje ………………….…….………31
3.1. Legislación sobre viajeros en tránsito y aduanas ………………………………..………….31
3.2 Medios de pago nacionales e internacionales …………………………………………………34
3.3 El seguro de viajes .……………………………………………………………………………….…………36
3.4 Consulados y embajadas ...………………………………………………………………………………37
3.5 Documentación del derecho al uso de los servicios de viaje……………………………37

4. Documentación posterior al viaje ………………………………….………39
4.1 Informe …………………………………………………………………………..………………………………39
4.2 Documentos de control ………………………………………………………………………..…………39

5. Actividades ………………………………………………………...………….……40

6. Bibliografía…………………………………………………………………….………42

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1. ELEMENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE VIAJES
1.1 Introducción
Las empresas que están en primera línea decompetencia mandan a sus mejores directivos a la
conquista de nuevos mercados. Sin embargo, no basta con abrir un mercado, el gran problema es
conservarlo, cuidarlo y “mimar” a la clientela. Los objetivos por los que viajan los directivos, en lo
que se denomina viaje de empresa, pueden ser varios:
 Cerrar contratos de compra o venta de sus productos o servicios.
 Publicitar y promocionar losproductos y la imagen de la empresa: dando conferencias,
montando stands de productos, etc.
 Recoger información y formación de los métodos más avanzados y vanguardistas en
producción, distribución y venta.
Los viajes que realizan los empresarios no son de vacaciones o por placer. Han de llevar una
agenda completa, bien organizadas las reuniones y no dejar a la improvisación los posiblesproblemas contractuales que puedan surgir. Es aquí donde se notan la eficacia y eficiencia del
asistente de dirección que planifica los viajes, organiza la estancia y distribuye en la agenda las
tareas que realizará el directivo en el lugar elegido como destino.
No obstante, los viajes nacionales e internacionales no tienen por qué ser exclusivamente de
negocios. El mayor poder adquisitivo de lasociedad demanda otra serie de necesidades culturales
y de ocio. Se desean conocer las culturas y costumbres de otros países, acudir a conciertos,
exposiciones, etc., o simplemente realizar actividades de ocio al aire libre en las montañas, en los
valles o en las playas.
Para la adecuada planificación de los viajes, el asistente de secretariado cuenta cada vez con más y
mejores recursos a travésde la red, pero el elemento clave en el mundo de los negocios sigue
siendo la agencia de viajes. A través de ella, podemos organizar los viajes más complejos y para el
número de participantes que sea necesario sin grandes dificultades.
1.2 Agencia de viajes
La normativa reguladora de las agencias de...