Organización del servicio de secretariado

Organización del servicio de secretariado.


0. Introducción.
En la presente Unidad didáctica se analizan las funciones del servicio de secretariado en la estructura organizativa de la empresa.

Hace tiempo que la tradicional secretaria dejó de ser un “florero” y hoy día a la secretaria/o de dirección se le exige tener un nivel cultural, cualificación profesional,iniciativa, responsabilidad, capacidad de comunicación y adaptación, educación y buenas maneras y que colabore estrechamente con la dirección.

La secretaria “exclusiva” de un jefe es un privilegio en vías de extinción que con el tiempo está dejando paso al departamento de secretariado, donde varios secretarios atienden a las distintas direcciones y subdirecciones que lo necesitan.1. Funciones de los directivos.
La primera y principal función que tiene un directivo es dirigir. La segunda es organizar los recursos humanos y materiales, con la finalidad de realizar y conseguir objetivos empresariales.

a. Taylor.
El principal . de la organización científica del trabajo fue Frederick Winslow Taylor (1856-1915) Nació en Germantown(Pensilvania). Disecciona el proceso de producción en tareas y mide los tiempos de realización que compara con los de aquellos operarios más cualificados y que tienen mayor experiencia.
En 1911 escribe la obra The Principes of Scientific Management, donde fija los principios de la organización y la dirección científica del trabajo, cuyo esquema estructural es:
-Maximizarla producción
-Maximizar la calidad
-Minimizar el coste de producción
-Coordinación entre los diferentes departamentos.


i. Como poner en práctica los principios de la organización.
Taylor responde a la pregunta haciendo uso de la tecnología y poniendo en práctica las teorías sobre organización.


1. latecnología: El hombre no debe hacer lo que la máquina puede realizar. La máquina no se cansa y debe trabajar durante el mayor tiempo posible


2. la organización:
a. Separar y diferenciar las tareas creativas de las rutinarias.
b. Correspondencia entre la tarea y el trabajador
c. Eliminar lostiempos muertos
d. Recursos materiales. Decía que las piezas deben ir al obrero y no el obrero a las piezas.
e. Recursos humanos. Exige cualificación y producción.
f. Motivación. Selecciona al personal, en función de su aptitud y rendimiento. Incentiva la producción con argumentos económicos (crematisticos) en función delesfuerzo individual según volumen de producción.


3. las funciones de los directivos según Taylor.
a. Planificar una estructura de relaciones y una secuencia de actividades que permitan conseguir el objetivo propuesto
b. Organizar los procesos de producción de productos o de servicios que vende la empresa, asignando recursoshumanos y materiales suficientes.
c. Coordinar los recursos humanos y materiales de forma óptima, es decir, que minimice los costes y maximice los resultados
d. Controlar el proceso de ejecución de las actividades y los resultados


b. Elton Mayo (Visión humanista).
La sociología y la psicología empezaron a abordarnuevos campos de estudio, entre ellos el laboral. El sistema tayloriano toca techo, y Elton Mayo hace otras aportaciones, que si bien no prosperaron en su época, sí fueron revolucionarias en épocas posteriores.
i. La organización. Pretende producir y al mismo tiempo proporcionar satisfacción a los trabajadores. Para ello es preciso disponer de:
-una jerarquía...