ORGANIZACIO N DE EVENTOS

 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los eventos no son, en su mayoría, debidamente planeados. Un sondeo realizado por Spectrum Communications, una empresa organizadora de eventos, sobre el mercado de conferencias, indica que las empresas, casi siempre fallan al preparar, ellas propias, sus reuniones.
Se verificó que el tiempo para planearlas y organizar esfrecuentemente insuficiente, así, como el tiempo de preparación y ensayo de los presentadores.
Por otro lado, los objetivos ni son, en la mayoría de las veces, identificados.
Un evento bien preparado es medio camino andado para garantizar que en él se pueda venir a desarrollar un buen trabajo, o sea, alcanzar los objetivos propuestos para los varios temas de la agenda o programa.
El primer paso para laorganización de cualquier evento es responder a las cinco cuestiones básicas que están subyacentes a cualquier organización. Todo el plan del acontecimiento, su estilo, tipo, duración, contenido y posible valor asienta en las respuestas las cinco cuestiones fundamentales.
1. ¿Por qué la necesidad de realizar un evento?
2. ¿Que se pretende alcanzar?
3. ¿Quién debe asistir?
4. ¿Cuando se debe realizarel evento?
5. ¿Donde se debe realizar?
Tipo de eventos y su organización
Eventos informativos
Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones. En asociaciones la asamblea es la reunión de todos los miembros. El presidente desempeña una función importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del día.
Conferencia: Exposición oral de 1 ovarias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo es proporcionar información o transmitir conocimiento.
Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con número elevado de personas, se realizan en más de 1 día, su principal objetivo es impartir conocimiento.
Simposio: Exposición oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duración de la intervención es de 10 o 20 min.
1.Organización y planificación.
2. Fijar: Lugar del evento, Fecha, Elección de conferenciantes y ponentes.
3. Determinar responsables del trabajo de organización y conducción del evento.
4. Determinar con antelación listado de personas e instituciones a quienes se cursará invitación.
5. Determinar gastos de organización y analizar planes de financiación.
6. Determinar horario del evento, debe serrazonable y realista.
7. Elaboración del programa de desarrollo del evento. Debe estar hecho 2 o 3 meses antes de la fecha.
Eventos promocionales
Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:
Permanentes- se instalan en la propia sede.
Temporales: Con algún acontecimiento.
Organización y planificaciónEn algunas empresas ésta organización la asume el Dep. de relaciones publicas. Para preparar el stand hay que considerar:
Visitar y determinar el lugar de exposición.
Entrar en contacto con los organizadores.
Contactar con áreas de contratación necesarias para preparar el stand.
Preparar lista del material necesario.
Contactar con transportistas (Logística).
Diseñar plan de marketing.
Vigilarmontaje e instalaciones técnicas.
Diseñar calendario de actos.
Inauguraciones y aniversarios: una inauguración es la apertura de una nueva sede, conlleva una progresión de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar éxitos logrados.
Organización y planificación
Elegir fecha.
Elección de invitados.
Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboración hay que tener encuenta el destinatario.
Contratar los medios de transporte.
Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deberá elaborar con antelación suficiente.
 Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparación de regalos, recuerdos o insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad.
Visitas a fábricas o empresas: sirven para fomentar los lazos de unión entre empresas.
1....