organizacion y metodo

Procesamiento de una organización y sus documentos

1) Procedimientos: es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o más personas realizan un trabajo.
Todas las actividades que realiza el hombre están de manara natural regidas por métodos y procedimientos. Es a través de ellos que se documentan los conocimientos y experiencias de las generaciones anteriores
Losmétodos y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones, generalmente son verbales y no están escritos, se pueden observar fácilmente a través de las costumbres y hábitos de las personas.

2) Técnicas para redactar procedimientos:
Consisten en presentar secuencialmente “quien” “hace” “que” actividades .para el desarrollo de métodos, ésta técnica es innecesaria, puesto que lasactividades las realiza una sola persona y allí solamente hay que incluir el número consecutivo con la actividad secuencial que le corresponde y describir detalladamente la actividad a realizar.

La técnica del libreto se compone de tres partes:
Primera parte, menciona al actor (persona que va a realizar las actividades) se debe poner el puesto de la persona ejemplo: el gerente de recursos humanos, elauxiliar de contabilidad entre otros.
Segunda parte: asignar un número consecutivo de la actividad a desarrollar por cada actor que va interactuando en el procedimiento.
Tercera parte: describir la actividad que realiza el actor, iniciando siempre con un verbo de acción indicando con la mayor precisión posible en cada actividad, los formatos, métodos, los criterios, información y las referenciasque se van a utilizar para asegurar que dicha actividad sea realizada correctamente.

3) Manual de procedimiento:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienenprecisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todaslas unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.
Algunas   de las ventajas de contar con manuales deprocedimientos son:
.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.
.     Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
.     Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
.     Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información..     Son guías del trabajo a ejecutar.

4) Formularios:
Es un documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico.
Naturaleza del formulario: hoy en día la información viaja dentro de los sistemas empresariales en formularios. Si bien ahora seusan computadoras para recopilar, procesar, transmitir y presentar información al usuario, sin embargo se pueden presentar cuadros e informes en formularios para tal efecto, sean reportes estadísticos, informes contables resúmenes financieros o cualquier otra estadística de interés.
Aunque un formulario puede presentarse como un cheque en el que se llenan ciertos espacios.
5) Importancia...