Organizacion y metodos

1. Periodo de Conservación
Uno de los problemas más arduos y frustrantes que afrontan las empresas consiste en mantener los registros. Estos no pueden conservarse por siempre. Los distintos tipos de registros deben conservarse durante diversos lapsos, y esto depende de las necesidades internas y de las circunstancias externas. Debido a la complejidad y los peligros del ambiente legal denuestros días, la determinación de los periodos específicos de conservación es indispensable. En seguida se enumeran varias fuentes que sirven de guía al diseñador norteamericano de sistemas:
- Fair Labor Standards Act
- Armed Services Procurement Regulation
- Interstate Commerce Commission
- Industrial Security Manual (anexo de la DD Forni 441)

FIGURA 14-8 Formatos en terminales de video,(Fuente: IBM, Comunicotions Oriented Production Informotion ond Control 5ysfems, Vol VH 1971, p. 8. Cortesk) de Internotion o¡ Business Mochines Corporation.)

• Prenticc-Hall's Payroll Guide
• Normas corporativas de auditoría del departamento fiscal
• Departamento legal Corporate
• Internal Revenue Code
• Corporate Records Retention (normas de los gobiernos estatales)
• FederalRegister-Guide to Record Retention
• Federal Insurance Compensation Act 4
• Federal Reserve Operating Circular No. 20
• Walsh-Healey Act
• Revenue Ruling 71-20

El diseñador debe reducir la tarea, dividiendo primero la lista total de for¬mas y registros en dos clases: formas o registros intermedios y formas de entra¬da / salida, Las formas "intermedias" son aquellas que sirven simplemente paraejecutar las actividades cotidianas y dan origen a registros formales y resumi¬dos de salida.
2. Naturaleza de los informes en los sistemas de información
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por ahora nos ocuparemos exclusivamente de los sistemas de información. Puesto que éstosson sistemas formales, los informes en los sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los no gerentes y a los gerentes, y unos y otros hacen uso de ellos.
Según la definición anterior, todas las formas son informes.Incluso las que se emplean en el nivel más bajo de operaciones contienen datos, que se trans¬forman en información cuando las recibe el usuario.
Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de muchos informes. Casi todos los que se usan en las empresas se producen periódicamente, cubriendo cada uno el mismo tema que supredecesor. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es pre¬cisamente esta característica de información fija la que hace que la mayor parte de los informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas con¬tienen abundanteinformación fija. También el informe del costo mensual com¬parado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el infor¬me de mercado preparado porpetición del gerente. Las investigaciones de las principales crisis de operación, como la violación de la integridad de la base de datos o una explosión en el laboratorio de química, seguramente producirán tipos singulares de informes.
Así pues, los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser...