Organizaciones De Eventos

INTRODUCCIÓN

Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y respetan una serie de ritos transmitidos por tradición o por convenciones acordadas para el mejor intercambio en las relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de las acciones,
la organización de los recursos y el desarrollo de todas lasacciones que darán como resultado la concreción de una idea que se esbozó al decidir la realización de un evento protocolar.

CONTENIDO

Ø Definición y características de la Organización de eventos empresariales y reuniones sociales.

Ø Mencionar características de los distintos eventos.

Ø Cortesía y trato de acuerdo a los distintos escenarios.

Ø Rol de un buen anfitrión.

ØProtocolo en eventos sociales y empresariales. Diferencias.

DEFINICION Y CARACTERISTICAS DE LAS ORGANISACIONES DE EVENTOS EMPRESARIALES Y REUNIONES SOCIALES

Una organización de eventos consiste en una serie de servicios globales que se le ofrecen a una persona o empresa que necesita realizar una reunión de carácter social o corporativo.

Un evento —además de ser una reunión— cumple lafunción de carta de presentación frente a posibles clientes, medios de comunicación y público en general. Suele ofrecer información insustituible que da cuenta de la identidad de un individuo, empresa o institución.

La forma que tomará un proyecto de organización de eventos dependerá del tipo de reunión de que se trate: las hay informales -como suelen ser los eventos sociales: bautizos,comuniones, cumpleaños, bodas y aniversarios- y formales. Entre estas últimas podemos ubicar las reuniones empresariales: inauguraciones, lanzamientos de nuevos productos, eventos promocionales, capacitaciones, exposiciones, fiestas corporativas, galas y celebraciones.
Cada tipo de evento tendrá características propias que lo distinguirán de todos los demás. De todas formas, en la organización deeventos existen ciertas constantes que estarán presentes en la planificación de proyectos de alto nivel.

Los eventos empresariales y los sociales (aunque estos últimos en menor medida) constan de una serie de pasos en los que se debe observar un protocolo adecuado —especialmente si entre los asistentes se cuentan funcionarios gubernamentales. Cada una de las etapas del evento deberá ser planeada demanera cuidadosa y será registrada en un cronograma. Todo el personal empleado en la organización del evento tendrá que conocer y respetar dicho cronograma para garantizar la efectividad del proyecto.

Por otra parte, vale destacar que el éxito de un evento no solo dependerá del desempeño de los especialistas y del personal a cargo de las distintas áreas que componen el proyecto integral, sinoque también estará ligado a la adecuada elección del lugar y el momento adecuado para realizar la reunión. Según la fecha, hora y locación escogida para un evento social o empresarial, así será la respuesta del público que hayamos convocado.

Características de un Evento
A los fines organizativos un Evento es una confrontación del saber alcanzado en una determinada materia del conocimiento enel cual participan especialistas y otras personas interesadas. Vinculado con esta actividad existe la denominada
“Industria de Reuniones” que a nivel internacional ha elaborado una terminología de uso común a la cual es necesario ajustarse a la hora de proyectarlos. En nuestro país el Buró de Convenciones de Cuba ha establecido una metodología coherente que agrupa definiciones, conceptos y precisapautas a seguir para elaborar una propuesta de Evento. A continuación exponemos un resumen:
Los eventos se clasifican atendiendo a
A) Su carácter
B) Su naturaleza
Por su carácter pueden ser:
1. Congresos
2. Foros
3. Conferencias
4. Paneles
5. Simposios
6. Talleres
7. Seminarios
8. Asambleas
9. Convenciones
Por su naturaleza pueden ser:
1. Internacionales
2. Nacionales con...