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UNIDAD 2
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Generalidades

Como quedó anotado, el campo de los sistemas y procedimientos es inherente al trabajo que le corresponde enfrentar a los administradores, pero también para los especialistas en sistemas, quienes bajo una variedad de títulos o denominaciones, han venido cobrando auge durante la última cuarta parte del siglo pasado.

En el trabajoadministrativo diario los sistemas y procedimientos juegan un papel muy importante, ya que por su diseño y operación deben responder a la forma en que se harán las cosas, los medios que se utilizarán para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de trabajo empleados.

Antes de proceder al análisis de sistemas, debemos establecer los términos que habrán de utilizarse, ya que asípodremos unificar el lenguaje y evitarnos que las diferencias de semántica dificulten la comprensión de los mismos.

Las definiciones establecidas para los términos mencionados, son:

Sistema: Conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y su método de ejecución) relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función.

Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas,necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa.

Actividad: El conjunto de actos o labores específicas (operaciones) a realizar por un individuo, departamento, unidad, etc.

Operación: Es la división mínima del trabajo. Las operaciones pueden ser físicas o mentales; en conjunto, conforman una actividad y, si son secuenciales, un procedimiento.

Método: La manera de efectuar una operación ouna secuencia de operaciones.

Procedimiento: Sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas.


1. SISTEMAS

1.1 Definiciones

Etimológicamente SISTEMA es una voz derivada del griego Symes-tanai que quiere
decir: “colocar junto” .. “reunir en un todo”.

Sistemas también se puede definir así:


Conjunto de variables que intervienen, interactuando para la consecuciónde un
objetivo.

Conjunto o arreglo de partes dispuestas con orden y de acuerdo a un plan o
esquema.

Siempre que un conjunto de variables se interconectan para satisfacer cierto objetivo
forman un sistema: si no poseen estas características, simplemente será un
agrupamiento de elementos.

Así podemos hablar de la sociedad como un sistema integral, que no sólo es el
conjunto dehabitantes, tierra y gobierno, si no que y sobre todo, está determinado
por las relaciones que se originan entre estos elementos.

Tomando en cuenta lo anterior, podemos comprender a la empresa - fenómeno
fundamentalmente social – no sólo como el conjunto de los recursos humanos,
materiales y técnicos, sino también por la forma de las relaciones establecidas entre
estos.

Los sistemas poseenuna organización interna, es decir, un modo específico de
interconexión e interacción de sus componentes. Por ejemplo, el cuerpo humano
posee una perfecta organización, por medio de la cual los órganos y aparatos se
encuentran interconectados e interactuando y de esa manera ejecutan sus funciones
en el momento en que se necesita.

La sociedad es otro sistema que se caracteriza en suorganización por las
interrelaciones comerciales, sociales y monetarias; por la forma de propiedad de los
bienes, por el lenguaje, por las costumbres y por la legislación.

En una empresa, por pequeña que sea, aunque carezca de organigrama, su
organización estará dada por las relaciones - a veces informales – que existen entre
los grupos de trabajadores y el jefe.

1.2 ClasificaciónInicialmente se conocen dos clases de sistemas: Los naturales y los artificiales.

Los naturales son los que encontramos en la naturaleza.; los que no han sido
creados por el hombre, por ejemplo el sistema planetario, el sistema nervioso.

Los artificiales son los creados por hombre, ejemplo: sistemas políticos, sistema
bancario.

Los sistemas artificiales pueden ser: Formales e Informales.
Los...