Oswaldo

administración de empresas
Manuales de organización y procedimientos administrativos.
Organización y Métodos

Luis Oswaldo Alvarado Sánchez
01/08/2014




La tarea del día a día en una organización es lo que marca la pauta de lo que se tiene que hacer, a quien reportar, donde guardar, en que momento, apoyado en gran forma del diseño de la organización para analizar la jerarquía poderdelegar, y asignar funciones especializadas a cada integrante de la organización.
Para ello las organizaciones de basan en una herramienta llamada manuales administrativos que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puestos.El secreto de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas.
Donde podemos observar más le existencia de manuales administrativos es las estructuras organizacionales formales y existen cuatro componentes básicos eneste tipo de organizaciones.
El trabajo
Las personas
El ambiente
Las relaciones
Estos componentes de la organización se deben a que el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido entre ellos identificar al personal y especializarlo teniendo así un excelente ambiente ylograr relaciones sólidas.
Hay que identificar las funciones en la organización, estas representan las acciones realizadas por la empresa, la agrupación de las actividades afines, expresadas en forma genérica, esto es, un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines.
Las actividades que es la cantidad de trabajo específico que debe realizar una persona pararealizar una o varias funciones.
Las obligaciones o deberes que son las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura organizacional.
Responsabilidades la obligación personal de responder por la ejecución de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organización, los directivos deben contribuir a ello describiendo y formulandosus responsabilidades.
La autoridad es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes, este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales. Es decir la autoridad moral.
La división del trabajo es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimoesfuerzo, dando lugar a la especialización del trabajo. Podemos definir dos tipos de división del trabajo
Vertical en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles de forman la estructura organizacional funcional, este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad.
Horizontal este tipo de división se fundamenta en el gradode especialización de las áreas, puestos y actividades.
Se debe contemplar
Volumen de trabajo
Estabilidad en el volumen de trabajo
Las estructuras organizaciones tienen un periodo de vida útil, el cual es determinado por factores internos que provocan su caducidad presentando en la estructura incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada.
Algunos síntomas que presentanlas organizaciones para la iniciación de una reorganización.


Síntomas internos.
Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, ó en los de las áreas en particular.
Inadecuada división del trabajo.
Problemas en la organización Organizacional.
Tramos de control muy amplios.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.
Problemática...