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Presupuesto base cero: una herramienta eficaz para sobrevivir a la crisis
La reducción de costes se ha convertido en una de las medidas más inmediatas que las empresas implementan en épocas de crisis, pero esto requiere un modelo de elaboración de presupuestos que oriente a la compañía hacia una adecuada asignación de sus recursos. Por José Dopazo
Las previsiones para 2009 son negativas encasi todos los sectores: nadie permanece inmune a la crisis. Ante un escenario tan adverso, hay que ir más allá de la reducción de costes y orientar a la empresa hacia un modelo de gestión estratégica que incluya todos sus recursos. En este sentido, el presupuesto es una herramienta clave a la hora de asignar los recursos limitados de la empresa. Se trata de una herramienta que se manejahabitualmente en las grandes empresas, pero no así en un elevado número de PYMES.
Ante las perspectivas actuales, la principal preocupación del gerente ya no son los negativos datos macroeconómicos para 2009, sino saber qué hacer en un nuevo escenario, en vez de enterrar la cabeza en la arena y esperar a que los acontecimientos se resuelvan por sí solos en los próximos meses. Orientar la compañía hacia unagestión guiada por el presupuesto es una medida estratégica que debe marcar las primeras decisiones tomadas en torno a la crisis.
El primer paso en la reducción de costes, necesario en un entorno como el actual, es formularse algunas preguntas, como: “¿Qué perderíamos si elimináramos tal puesto o si anuláramos el presupuesto que regularmente asignamos a tal departamento?”  O, tal vez: “¿Quéperderíamos si redujésemos este presupuesto en un diez por ciento o qué ganaríamos si lo incrementáramos en un diez por ciento?”. O quizás: “¿Qué ganaríamos y qué riesgos asumiríamos si externalizáramos ciertos servicios?”. En algunos casos, externalizar algunos servicios puede reducir los costes. Este tipo de preguntas incorporan la idea básica detrás del presupuesto base cero: demostrar el valor decada gasto.
Aunque la reducción de costes es un tema prioritario en un entorno de crisis, tiene sus limitaciones. Hay que hacerlo sin perjudicar a aquellos gastos que tienen un impacto importante en el futuro de la empresa o que generan un mayor valor de negocio. Por ejemplo, hay departamentos a los que, ante una situación adversa de mercado, en vez de reducirles recursos deberíamos ampliárselos,como pueden ser investigación y desarrollo de nuevos productos, capacitación y desarrollo de personal (para potenciar y conservar el personal de más talento) y marketing (para fortalecer nuestra marca y absorber los clientes que deja la competencia).
El concepto de presupuesto base cero frente al presupuesto tradicional
Muchos expertos afirman que los presupuestos base cero (zero base budgetingo performance base budgeting) son más que presupuestos: los consideran un plan de organización base cero. Tradicionalmente, los presupuestos se contemplan como un saco de dinero que se llena todos los años y del cual se extraen los fondos del próximo ejercicio, teniendo en cuenta el presupuesto del ejercicio anterior. Es decir, el presupuesto de cada periodo utiliza el ejercicio anterior comopunto de referencia.
Las solicitudes tradicionales de presupuesto se fijan generalmente en términos de incrementos o reducciones. Este proceso se centra en unas cantidades que se persiguen si partimos del presupuesto anterior, en vez de tomar la suma total y reasignar esas cantidades desde una hoja en blanco para demostrar el valor de cada gasto, como sucede con el presupuesto base cero. Así, en elenfoque tradicional, el jefe superior podría sugerir un aumento de 25.000 euros en el presupuesto de una determinada unidad o actividad, mientras el jefe subordinado podría argumentar en favor de un aumento de 25.000 euros. Ambos gerentes regatean como mercaderes en una feria y, eventualmente, llegan a un acuerdo, que probablemente se sitúe en un punto medio entre ambas cifras.
Presupuesto...