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¿Qué papel desempeña la administración documental en nuestra empresa?

Cuando hablamos de administración documental, nos referimos a la manera como tratamos y manejamos un documento o varios deellos para que perduren en el tiempo y nos sirvan mucho rato. Si entendemos también como documento: evidencia o soporte, nos damos cuenta del papel tan importante que cumplen en nuestras empresas laspersonas que se dedican a éste trabajo.

Un documento debe ser cuidadosamente tratado desde que se elabora hasta que llega a su destino final, además debe ser guardado o archivado de manera quese facilite más adelante su búsqueda, y que así economice tiempo y espacio físico; convirtiéndose este, en el objetivo más importante de la gestión documental.

En mi empresa, los documentos sonmás que cantidad de papeles, son la memoria de la institución, cuentan historias, guardan recuerdos y evidencian el recorrido a través del tiempo de la organización, donde consultamos diferentesmaneras de proceder y tomamos decisiones más acertadas para aplicar en el futuro.

El concepto de administración documental es más profundo y complejo de lo que podemos imaginarnos, pues es un tema quegana terreno todos los días y constituye el buen funcionamiento de las empresas. Una empresa con sus documentos organizados es más eficiente, práctica y tecnológica, generan fiabilidad en lo quehace por el orden y control que demuestra y camina constantemente en el mejoramiento continuo.

En cualquier proceso, un archivista o administrador documental es pieza clave, trabaja silenciosamente,pero tiene en sus manos, el pasado, el presente y el futuro de la organización.

Puedo afirmar entonces, que la esencia y punto clave de la administración documental son los documentos y todo loque pueda encerrarse alrededor de uno o varios de ellos, y todo lo que permita que se conviertan en evidencias por su contenido, y que sirvan para dar testimonio y para alimentar el crecimiento...