Politica de Activos fijos


OBJETIVO
Contar con una herramienta que permita establecer los mecanismos necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los mismos, así como su autorización correspondiente para su adquisición, transferencia y baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventariode activos fijos.


ALCANCE
El contenido de este manual es de carácter obligatorio para todas las áreas y debe ser implantado con todo los controles internos que aquí se mencionan. Sin embargo estos controles pueden ser mejorados o ampliados, ya que las necesidades y recursos de cada área son diferentes.

Los responsables de su aplicación serán en primer grado los Gerentes,Administradores o Jefes de área y en segundo término, todos los colaboradores que laboren en la empresa que tengan a su cargo mobiliario, equipo y maquinaria.

Aplica desde que se genera la necesidad de compra de un activo


RESPONSABLES

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL ENTE DE CONTROL

1. Recibir copia de la factura o nota de entrega que respalde la adquisición del bien mueble por parte de launidad de compras o unidad administrativa y en el caso de las donaciones o transferencias la documentación que avala este acto de parte de la autoridad correspondiente.

2. Verificar en sitio que las características del bien adquirido, donado o dado de baja, correspondan con las descritas en el documento soporte.

2.1. En caso de no corresponderse, notificar la incongruencia a la unidad de compraso unidad administrativa.

2.2. En caso de corresponderse, colocar la etiqueta de identificación del bien mueble.

2.3. Elaborar y entregar el acta de entrega recepción de los activos fijos.

3. Registrar en el Módulo de Activos Fijos los datos del bien adquirido, tales como código de barras, ubicación física, custodia, detalle, marca, modelo, serie, función, costo, fecha de adquisición,número de factura, nombres y cargos que desempeñan los responsables primario y de uso.

4. Generar y contabilizar mensualmente el cálculo de depreciación de los activos fijos.

5. Realizar el cuadre de saldos: contabilidad versus el módulo de activos fijos, generando para tal efecto las respectivas pruebas departamentales que soporten el proceso.

6. Realizar verificaciones del inventario deactivos fijos una vez durante el año.


FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1. Recibir original de la factura que respalde la adquisición del bien mueble por parte de la unidad de compras o unidad administrativa para respectivo registro contable.
2. Verificar que la información registrada en el módulo y el contable sea la correcta.


POLÍTICAS GENERALES

1. Alcustodio le corresponde llevar a cabo el resguardo y control patrimonial de su inmobiliario y equipo, en coordinación con el Departamento de Control.

2. La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a la satisfacción de una necesidad derivada del quehacer normal de cada área.

3. Los Gerentes, Administradores o Jefes de cada área o departamento monitorearán el usoadecuado de los bienes muebles asignados al personal que labora en esta, así como de sus necesidades de mantenimiento, esta última bajo aprobación del jefe de área.

4. Todos los bienes muebles propiedad de la empresa, deberán ser controlados, mediante un acta de resguardo que será el documento válido para responsabilizar al usuario de su custodia.

5. Los bienes muebles que no estén asignados aningún colaborador, deberán ser custodiados por el titular del área o departamento a la cual estén adscritos, quienes serán responsables de ellos.

6. Los titulares de las áreas o departamentos deberán designar espacios debidamente protegidos, de acceso controlado, para que se concentren los bienes muebles inservibles, sujetos al proceso de baja y destino final, Cada tres meses el Departamento de...