Power Point.

1TIPS PARA HACER PRESENTACIONES ÚTILES Y ATRACTIVAS

1. Soporte
Elegir la aplicación que mejor se ajusta a sus necesidades. Power Point, el software para realizar presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son grasuitas. En la misma línea del gigante americano se encuentraImpress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones ofimáticas abiertas).
Local o servidor. Tanto Power Point como Impress son programas que se debe instalar en su computador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puede crear su presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare, Zoho Show y Google Presentations son las másconocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las vean.
Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico que Power Point o Impress, sin embargo lo másimportante en una presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del contenido.
2. 3xE: Energía, Entusiasmo y Empatía.
Para hablar en público, 3xe es la fórmula mágica. Los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no arrancamos con energía y ensusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos escuchan, nuestrapresentación se vendrá abajo.
Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas preguntas básicas:
¿cuál es la motivación de la audiencia?
¿cuánto saben del tema tratado?
¿cuáles son sus expectativas?
¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?
Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:
públicofavorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de éxito, posibles beneficios.
público negativo: con éste tipo de personas se debe ser humildes y resaltar las ventajas de nuestra propuesta.
3. Reglas para ajustar la duración y el contenido.
Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisabásica: hay que limitar al máximo la duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores. Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:
Regla 10/20/30
10diapositivas
20 puntos en la fuente como mínimo
30 minutos de duración como máximo
Regla del 7×7
No más de 7 líneas de texto por diapositiva
No más de 7 palabras en cada línea
Regla del 3
No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión
Regla del 20:
Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la presentación no puede llevarsea cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar, cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.
¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto, reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo másimportante, le daremos más relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían más que despistar a nuestro público.
Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en límites para lo que necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.
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