Preguntas

1. ¿Qué sistemas utilizan para la administración de documentos?
El sistema que se utiliza en esta oficina para la administración de documentos es variado. Por una parte para los expedientesutilizamos el sistema numérico, el cual se archiva también con los nombres de nuestros pacientes, esto se debe a que el volumen de archivos que se maneja es muy alto y cada uno de ellos merece nuestro cuidadoy protección. Por otra parte utilizamos el sistema alfabético para otros documentos de naturaleza reservada los cuales exigen mucha más discreción.

2. ¿Todavía utilizan el método tradicional dearchivar?
Sí, aunque esta oficina se ha mantenido en a la vanguardia con los adelantos tecnológicos, aún conservamos el método tradicional de archivar y ciertamente no tenemos planes por el momentode omitir este método. Todo el personal que labora en esta oficina entiende de la importancia de conservar ambos métodos, pues trabajan casi en perfecto orden combinados uno con el otro, aquí son unmismo sistema.
3. ¿Cómo se afectaron con el huracán Irene?
En hora buena no nos afectamos, como antes mencione trabajamos ambos sistemas el electrónico y el manual, este último nos sirvió de soportepara poder atender sin mayores percances a todos nuestros pacientes.
4. ¿Cómo lo manejaron?
El sistema electrónico por ejemplo, tiene sus limitaciones, ya que, con los bajones de luz este puedecolapsar. No obstante, tenemos un plan para proteger toda la información que guardamos en los archivos electrónicos. Las computadoras hacen un back up en horas específicas durante el día, y si porejemplo detecta falta de energía envía una señal que protege de inmediato toda la data que pueda tener su memoria.

5. ¿Cómo funciona el ciclo de los documentos?
Nosotros seguimos el ciclo de losdocumentos que nos exige el manual. Este se compone de siete pasos:
 Creación
 Recibo
 Entrega
 Almacenaje o Archivo
 Custodia
 Uso
 Transferir (o en ocasiones, si los documentos o...