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SISTEMAS PRESUPUESTARIOS. PROCESO PRESUPUESTARIO EN LAS ORGANIZACIONES

1. Conceptualice el proceso presupuestario en las organizaciones

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo,puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

• Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos.
• Elaboración de planes, programas y presupuestos.
• Negociación de los presupuestos.
• Coordinación de los presupuestos.
• Aprobación de lospresupuestos.
• Seguimiento y actualización de los presupuestos.


2. ¿Cuáles son los requisitos del proceso presupuestario en las organizaciones?

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa.- Esindispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma, varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivo ynecesidades en que se hayan de aplicar.

b) Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personasencargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

c) Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un Director o Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución delplan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán laobligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración.

d) Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe tomarse en cuenta es la determinación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo delproceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

Existen otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestal dependiendo estas del momento en el que se elabora el presupuesto, las características propias de la Empresa y también la situación del país.

Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma muy rigurosa, ya queeste suele variar constantemente según sea la estabilidad o inestabilidad de las operaciones que se realicen. La practica más aceptable sería la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un año, dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses, pueden también tomarse periodos de dos años o tres años.

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las...