Primeros Sistemas De Archivo

PRIMEROS SISTEMAS DE ARCHIVO
GANCHO O ESPIGÓN:
Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son:
1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.
2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude a lalocalización de los documentos.
3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona perdida de tiempo.
4. Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.


Este sistema de archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero enforma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.



ARCHIVO DE CAJA
El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde porel apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar lastarjetas de los lectores.


TABLA DE SHANNON:
Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. También la usan los empleados queprestan servicios al aire libre, como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando realiza el inventario físico, para apoyarse al escribir la información.
Presenta las mismas desventajas del gancho o espigón, e igualmente se utiliza en forma temporal.



CASILLERO O NIDO DE PALOMA
Otro método antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con distintasdivisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina así porque se asemeja a un palomar.
Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para guardar lacorrespondencia que se distribuirá al público.



CARPETA DE FUELLE O DE EXPANSIÓN
Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para laclasificación de formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos. También se utiliza para guardar cheques que van a ser entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha de vencimiento las letras de cambio. En los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se entregarán a los alumnos.
El archivode expansión dio origen al archivo de asuntos en posición vertical u constituye un paso de avance en las formas modernas de archivo.


ARCHIVO HORIZONTAL
El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas. Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque...