Procedimiento de grupos y convenciones

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|Coordinador de Grupos |Gerente de Ventas y Mercadotecnia |Gerente Residente |

1. OBJETIVO

Brindar alGrupo todos los servicios y la atención adecuada cubriendo todas sus expectativas y satisfacer sus necesidades durante su estancia, proporcionándoles un buen servicio; prevenir cualquier imprevisto estando al pendientes de todas sus actividades y tener a la mano todas las herramientas que llegaran a necesitar.

2. ALCANCE

Comité Ejecutivo y Comité Operativo.


3. ACTIVIDADES YRESPONSABILIDADES


3.1 Comité Ejecutivo
3.1.1 Estarán a disposición en caso de ser requerida alguna firma de autorización correspondiente a su departamento.
3.1.2 Deberán estar enterados de todas las actividades del Grupo.
3.1.3 Cualquier cambio en el programa del grupo, el comité ejecutivo podrá tomar decisiones si estas son necesarias.

3.2 Comité Operativo
3.2.1 Deberá estar enterados detodas las actividades que el grupo tiene programadas durante su estancia.
3.2.2 Deberá estar en constante comunicación con el Coordinador de Grupos y Convenciones.
3.2.3 A cualquier solicitud por parte del Coordinador de Grupos y convenciones, estos deberán dar solución y seguimiento.
3.2.4 Brindar un servicio rápido y eficiente en caso de ser solicitado.











4.DESARROLLO

4.1 Llegada del Grupo

La llegada del Grupo debe estar contemplada en base al programa de actividades que el Coordinador de Grupos y Convenciones proporciono a los departamentos involucrados previa a la llegada del Grupo, donde se especifican los tiempos y movimientos que el grupo tiene planeados durante su estancia junto con los requerimientos necesarios.
Para dicha llegada el Coordinadorde Grupos y Convenciones debe tener una platica previa con el Jefe de Recepción con el objetivo de checar las necesidades que en el Rooming List solicita el Grupo, por ejemplo: que habitaciones soy VIP, que habitaciones solicitaron late check-out, habitaciones con una cama, con dos, habitaciones para minusvalidos etc.

Es importante que el Coordinador verifique que este listo todo para elrecibimiento del Grupo; verificara que se encuentre lo siguiente:

• Manta de Bienvenida.
• Personal de Recepción listo para Check-in.
• Bell Boys listos para el equipaje.
• Asistencia de Animadores (en caso que se requiera).
• Música para Recibimiento.

Todo lo anterior en base al programa de actividades.

Existen dos tipos de Grupos:

• Grupo Convencionista.
•Grupo Vacacionista.

Un Grupo es considerado Convencionista cuando su objetivo dentro del Hotel es llevar a cabo alguna reunión llámese Congreso, Simposium, Conferencia, Exposición Profesional entre otros y requieren servicios tales como salones de convenciones, montajes especiales, servicio de coffe break, equipo audiovisual entre otros.

En cambio un Grupo Vacacionista es aquel queúnicamente solicita los servicios de Hospedaje y Alimentación incluyendo también los servicios que ofrece el Todo Incluido del Hotel. Algunas de las solicitudes que generan este tipo de grupos son servicios de banquetes y actividades deportivas para el grupo.

Nota: Los grupos deben enviar sus requerimientos antes de su llegada, sin embargo cualquier imprevisto o necesidad que surja por parte del...
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