procesos de digitalizacion

Los procesos de digitalización, consistentes en la transformación de documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea desde cualquier equipo de cómputo.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. Eltérmino digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa deuna tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.


¿Cómo se lleva a cabo la digitalización?
El proceso de digitalización inicia con la depuración de los documentos, retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están preparadosse pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestordocumental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.

¿Qué información se puede digitalizar?
Documentos, planos, libros, fotos, mapas, encuadernados, negativos, transparencias, expedientes médicos, archivo muerto, expedientes de personal, de crédito, escrituras, documentos jurídicos, etc.

¿Qué tecnologías se empleanpara la digitalización?
Para llevar a cabo la digitalización de documentos, se hace uso de diferentes tecnologías, como:
Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de cada expediente.
Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en las imágenes y un tamaño de archivomás pequeño.
Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de producción en el proceso de escaneo.
Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos los documentos son digitalizados.
La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato reconocible por unacomputadora, y por lo tanto editable y susceptible de aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.

Tipos de escáneres

Escáner de alta producción
Esta gama deequipos es utilizada para digitalizar documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de procesamiento para altos volúmenes de producción, se utilizan principalmente cuando se requiere digitalizar información de manera masiva y sistemática para empresas e instituciones. Para utilizar este tipo de escáneres, se debe realizar una preparación documental de manera preliminar yminuciosa, en la cual se retira cualquier elemento que pudiera impedir el paso de los documentos en alta velocidad por el escáner.
Escáner de cama plana (Flat bed)
Escáner diseñado para digitalizar fotos y libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros. Éste es el tipo más conocido de escáner, el original se coloca sobre el vidrio, donde queda fijo y luego se cubre con la tapa,...