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Publicado: 26 de octubre de 2012
ACTIVIDAD SEMANA 1.
FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LUIS FERNEY ORTIZ HENAO
ferne.ortiz@correo.policia.gov.co
ACTIVIDAD SEMANA 1.
LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU
ORGANIZACIÓN.
TUTOR: MARTHA LUCIA TABARES.
Medellín, octubre 16 de 2012.
El direccionamiento estratégico ha recorrido un proceso dinámico dentro del cual se han construido diferentes enfoques que vandesde modelos de intervención sobre la realidad, hasta enfoques complejos de interacción, relacionados con la construcción y reconocimiento de estrategias que contribuyen a la supervivencia de las organizaciones. Las corrientes conceptuales tienden a ofrecer diversos grados de respuesta a las necesidades particulares de sectores productivos y a los problemas específicos de toma de decisiones.
Lagestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas –la mayoría de ellas de carácter tecnológico– para mejorar la gestión de la información en las organizaciones.
La mayor parte delos esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra registrada en documentos.
Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental enunas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.La Policía Nacional, en desarrollo del proyecto “Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral”, diseñó los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno –en sus estándares Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005– en virtud de lo anterior, la Instituciónimplementó un sistema de gestión documental que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la organización.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno dela organización. Como parte de los documentos de este sistema, la “Guía de Gestión Documental” es el documento que define la estructura documental, las características y componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del Sistema de Gestión Integral.
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Policía un conocimiento detallado sobre las técnicasorganizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros.
Esta guía se apoya en lo dispuesto en la Resolución número 2764 del 28 de 2008, “por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental de la Policía Nacional y suspolíticas de operación”.
De otra parte, en la elaboración de esta guía se tuvieron en cuenta los aspectos legales definidos por el Gobierno Nacional en el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.
Además, su diseño obedece a una metodología de construcción participativa por parte de los representantes de las direcciones y oficinas asesoras bajo la...
FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
LUIS FERNEY ORTIZ HENAO
ferne.ortiz@correo.policia.gov.co
ACTIVIDAD SEMANA 1.
LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU
ORGANIZACIÓN.
TUTOR: MARTHA LUCIA TABARES.
Medellín, octubre 16 de 2012.
El direccionamiento estratégico ha recorrido un proceso dinámico dentro del cual se han construido diferentes enfoques que vandesde modelos de intervención sobre la realidad, hasta enfoques complejos de interacción, relacionados con la construcción y reconocimiento de estrategias que contribuyen a la supervivencia de las organizaciones. Las corrientes conceptuales tienden a ofrecer diversos grados de respuesta a las necesidades particulares de sectores productivos y a los problemas específicos de toma de decisiones.
Lagestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas –la mayoría de ellas de carácter tecnológico– para mejorar la gestión de la información en las organizaciones.
La mayor parte delos esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra registrada en documentos.
Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental enunas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.La Policía Nacional, en desarrollo del proyecto “Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral”, diseñó los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno –en sus estándares Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005– en virtud de lo anterior, la Instituciónimplementó un sistema de gestión documental que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la organización.
El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno dela organización. Como parte de los documentos de este sistema, la “Guía de Gestión Documental” es el documento que define la estructura documental, las características y componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del Sistema de Gestión Integral.
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Policía un conocimiento detallado sobre las técnicasorganizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros.
Esta guía se apoya en lo dispuesto en la Resolución número 2764 del 28 de 2008, “por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental de la Policía Nacional y suspolíticas de operación”.
De otra parte, en la elaboración de esta guía se tuvieron en cuenta los aspectos legales definidos por el Gobierno Nacional en el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.
Además, su diseño obedece a una metodología de construcción participativa por parte de los representantes de las direcciones y oficinas asesoras bajo la...
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