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Cambios en los libros contables
La Superintendencia de sociedades, en Oficio 220-022017 de Febrero 21 de 2008, ha dicho que a pesar de registrar la información contable en un software, el comerciante obligado a llevar contabilidad no queda eximido de la obligación de imprimir físicamente los libros de contabilidad.
Tal vez vaya siendo hora que las personas encargadas de las diferentes entidadesque pueden incidir en las prácticas contables de los comerciantes, vayan asimilando que existen modernas tecnologías llamadas a sustituir elementos que en su momento fueron validos, debido a que no existían mecanismos diferentes a los conocidos para esas fechas, pero hoy en día, existen avances tecnológicos y no debemos resistirnos a estas cambios.
Es claro que las normas y procedimientos debenevolucionar paralelamente a los avances de la ciencia, de lo contrario, estas normas y procedimiento que se crearon precisamente para permitir un desarrollo armónico de una actividad, se convertirán en una traba para su desarrollo.
Pues bien, ha dicho la superintendencia de sociedades:
Asunto: LIBROS DE CONTABILIDAD – La utilización de medios electrónicos para llevar la contabilidad, noexime al comerciante de la obligación de diligenciar los movimientos contables en los libros físicos, debidamente registrados.
Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-000854, por medio del cual previas algunas consideraciones, consulta si a las personas obligadas a llevar contabilidad les es permitido prescindir de la impresión en papel de los documentos de lacontabilidad, cuando esta se encuentra consignada en forma legal y completa en los sistemas electrónicos autorizados por la ley.
Sobre el particular, es preciso realizar las siguientes consideraciones de orden legal:
1.- OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD Y OBLIGACIÓN DE DILIGENCIAR LIBROS DE CONTABILIDAD.
Dispone el artículo 19 del Código de Comercio: “ Es obligación de todo comerciante:
(….)3.- Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;”
A su turno señala el artículo 48 del citado Código: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como lamicrofilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
Por su parte, el artículo 128 delDecreto 2649 de 1993, consagra que “Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares (…)”
De las normas anteriores se colige que todo comerciante tiene de unaparte la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios, y de otra, la de diligenciar libros de contabilidad, en los términos que señalen las normas del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. A este respecto, resulta pertinente traer a colación lo manifestado por el Consejo de Estado, a saber:
“No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunde laobligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de los libros (artículo 19 del Código del Comercio)” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. Expediente 8790 del 30 de abril de 1998....