Propiedades Fisicas De Los Hidrocarburos

Como mejorar sus informes

Carnota Lauzán Orlando


Uno de los problemas que se presenta a los dirigentes, con alguna frecuencia es el preparar informes. Estos pueden tener características distintas, como dar elementos a su superior para la toma de una decisión, evaluación crítica del trabajo de su área, divulgación de determinadas cuestiones relativas a su unidad, cambios en métodos detrabajo, análisis de tipo político, misiones al extranjero, etc.

Cuando el propio dirigente debe preparar el informe, o cuando tiene que sustentarlo con su firma, resulta importante que éste tenga dominio de algunas cuestiones fundamentales en cuanto a las técnicas relacionadas con los informes.

El valor de un informe viene dado, más que por lo que dice, por la posibilidad real de que eldestinatario lea lo que dice, lo llegue a comprender y se identifique con sus planteamientos.

Esto, a veces, no es fácil de lograr. Muchas veces las ideas no están claramente expresadas o, al menos, no están en un orden lógico. En otras, la presentación es un fuerte estímulo a la no lectura, o la palabrería es tan abundante, que oculta el mejor de los propósitos.

Aunque las tácticas deconfeccionar informes pueden ser objeto de un libro completo, resulta factible dar algunas orientaciones básicas para el marco de los dirigentes. Pasemos a ellas.

Definiciones anteriores a la preparación del informe

De acuerdo con las respuestas que se obtengan con respecto a las incógnitas que a continuación se presentan, el informe tendrá uno u otro enfoque.

Características de las personasque se van a leer el informe: Nivel jerárquico, escolaridad, profesión, grado de minuciosidad, grado de conocimiento del asunto a tratar, etc.

Propósito de conseguir con el informe: Demostrar una tesis, proponer la toma determinada decisión, informar simplemente sobre el estado de un asunto, etc.

Responsabilidad por los criterios que se expresan: El informe representará el criteriopersonal de quien lo prepara, o representará el criterio oficial del organismo.

Tiempo disponible para prepararlo: El informe es urgente. Hay tiempo limitado para prepararlo. Se dispone de un tiempo prudencial para ello. Usted puede decidir sobre el tiempo a emplear, etc.

De estas definiciones dependerá, en buena medida, el estilo que usted debe seguir para la preparación de su informe. Siel informe está destinado a un nivel jerárquico muy importante, su metal principal debe ser brevedad y la concreción. Si la escolaridad de los futuros lectores es baja, debe usted prestar especial atención a la eliminación de conceptos técnicos y a la sencillez de las explicaciones. Si está destinado a un especialista, puede aventurarse sin dificultad en el campo técnico. Si el supuesto lectores una persona minuciosa, debe poner especial interés en complementar el informe con las informaciones, bibliografía, datos estadísticos, etc., de carácter adicional con los cuales el futuro lector pueda complementar las ideas presentadas.

El propósito del informe es también decisivo. Si hay que demostrar un criterio o tesis, la exposición debe fluir de forma de conducir al lector,progresivamente, hacia las mismas conclusiones que hace el exponente. Si son elementos para decidir, es necesario abundar en las ventajas de las diferentes alternativas que se presenten y ofrecer una orientación lo más clara posible al nivel de decisión sobre la vía más adecuada a seguir.

Resulta distinto que un informe represente exclusivamente los criterios del autor, a que éste corresponda alcriterio oficial del organismo.

En el primer caso, es permisible, en buena medida, el trabajo individual del autor y la no participación tanto de los elementos de dirección del organismo como la de los de masas. Sin embargo, cuando el informe tiene carácter oficial, esto obliga a seguir un método distinto. Es necesario vender internamente el informe antes de su emisión definitiva. Se hace...