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CAPÍTULO 4
DEPARTAMENTO DERECEPCIÓN
La importancia del departamento de recepción en el desarrollo operativo de un hotel es enorme, no sólo debido a la gran cantidad de personas que acuden a él, sino también porque es el centro de operaciones de todo el hotel. El trato que el huésped reciba en este departamento, es de vital importancia pues en él solicitará servicios desde el momento de sullegada hasta el de su salida.
Antes de empezar a hablar de los procesos administrativos, es importante señalar la importancia del buen servicio, no solamente en el departamento de recepción, sino en todos los del hotel. El objetivo del hotel debe ser que el cliente se sienta como en su propia casa.

4.2 MATERIAL DE TRABAJO
A continuación se detallan los objetos indispensables para el adecuadofuncionamiento de este departamento: Escritorio o mueble de recepción a huéspedes, computadora o racks, papelería y sobres membretados, lápices, plumas, borradores, sacapuntas, engrapadora y grapas, máquina de escribir, hojas blancas, cerillos del hotel, directorio telefónico, formas impresas (las cuales se estudiarán posteriormente).

4.3 CONTROL DEL ESTADO DE LAS HABITACIONES
Para lograr uncontrol efectivo del estado de cada una de las habitaciones (ocupadas, vacías, sucias, etc.) se pueden utilizar dos sistemas: el computarizado y el control manual.

4.3.1 SISTEMA COMPUTARIZADO DE CONTROL DE HABITACIONES
Existen en el mercado diferentes tipos de computadoras y una gran variedad de programas cuyos menús cuentan con gran variedad de opciones. Dependiendo de la capacidad del hotel ydel tipo de información que se desea manipular y conservar, se puede seleccionar un sistema de cómputo que se ajuste a las necesidades particulares.









Relación de estados de cuenta de salidas
Relación de facturación
Cierre de día
Respaldo y depuración de la conformación


4.1 Sistema hotelero NEAX20001VS de la compañía NEC.
Fig 4.2 Diferentes tipos de cerraduras.4.3.2 SISTEMA MANUAL DE CONTROL DE HABITACIONES
Este control del estado en el que se encuentra cada una de las habitaciones puede ser de tres tipos:

RACKS Y TIRILLAS. Consisten en pequeñas hojas con la información de cada huésped y se señalan con colores, dependiendo del estado en que se encuentra cada habitación

 HOJA DIARIA DE CONTROL. Incluye los números de habitación y en ella se anota conlápiz el estado de cada una de ellas, se puede borrar y modificar de acuerdo con los cambios

LIBRETA DE CONTROL. Es igual que el anterior ya que la libreta tiene las 365 páginas (una para cada día del año). En la hoja correspondiente a cada uno de los días se incluyen todos los números delas habitaciones del hotel.

En el sistema computarizado, la impresora de la computadoragenerala factura en el momento de la salida del cliente. En el sistema manual, la factura se elabora desde el momento de la llegada del huésped.
Existen algunos hoteles que tienen un gran número de habitaciones y que disponen de
Racks para los casos de emergencia y para cuando, debido a algún problema con el sistema computarizado, sea necesario realizar el procedimiento de forma manual.

4.4 FORMAS IMPRESASLas formas impresas que se utilizan con mayor frecuencia son las siguientes:
a) Tarjeta de registro.
b) Formas de factura.
c) Hoja o carta de bienvenida.
d) Recado telefónico.
e) Envío de FAX.
f) Reservación de habitación.
g) Cancelación de habitación.
h) Requisición al almacén.
i) Requisición de cortesías.
j) Aviso de reparación.
k) Control de quejas de huéspedes.
I) Pases de salida deobjetos.
m) Reexpedición de correspondencia.
n) Aviso de cambio de cuarto.
ñ) Memorándum.
o) Bienvenida a huéspedes con paquete.
p) Cupones para entregar a huéspedes en planes especiales

4.8 ASIGNACIÓN DE HABITACIONES
HOTELERÍA
Una buena asignación al cliente ahorrará tiempo y trabajo, ya que se evitarán cambios de habitaciones y el cliente se sentirá más satisfecho. Algunas de las...