Que es un acta de asamblea

¿Qué es un acta de asamblea?
Un acta es un documento en el que se registra lo sucedido, tratado y acordado en una reunión, junta o asamblea. Es una evidencia histórica que da fe de la evolución y decisiones que se toman en una sociedad.

¿Cómo se hace?
Un acta de Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, debe contener:
Número de acta y nombre de la sociedad a la que pertenece.
Órgano quese reúne (Junta de Socios o Asamblea de Accionistas o
Junta Directiva).
Naturaleza de la reunión: corresponde a la determinación de su
Carácter: ordinario o extraordinario, por derecho propio, segunda
Convocatoria o universal.
Fecha y hora de la reunión.
Lugar de la reunión: de acuerdo con el Código de Comercio (Artículos
186 y 190), la junta de socios o asamblea de accionistas sereunirá en el domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas. Las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces.
Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.
Convocatoria mediante la cual se cita a todos los socios a la reunión.Debe contener los siguientes requisitos:
Identificación del medio utilizado para realizar la convocatoria de acuerdo con lo previsto en los estatutos. Si el medio no ha sido estipulado, se debe convocar mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad (Código de Comercio, Artículos 186 y 424).
Órgano o persona que realizó la convocatoria deconformidad con los estatutos y la ley.

Se debe informar con cuántos días de anticipación se citó a la reunión o en su defecto la fecha en que se realizó la citación. No se tendrá en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el día de la reunión.
Para efectos de verificar el quórum legal o estatutario, se debe incluir la lista de los asistentes y el número de derechos propios o ajenosrepresentados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, es necesario indicar el número de acciones suscritas presentes o representadas.

Nota:
El quórum es el número de individuos que se necesita para que un cuerpo deliberante o parlamentario trate ciertos asuntos y pueda tomar una determinación válida. 


También se deben incluir las decisiones y nombramientos aprobados, indicando elnúmero de votos emitidos a favor, en contra o en blanco. Verifique que los nombramientos hayan sido efectuados por el órgano competente y que correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley.
Si el acta que va a registrar corresponde al nombramiento de Representante Legal, Junta Directiva o Revisor Fiscal, usted puede hacerlo en Internet, a través del servicio de InscripcionesVirtuales. Ingrese a camaramedellin.com, seleccione la opción Servicios Registrales y en Trámites Virtuales elija Inscripciones Virtuales. Tenga en cuenta que para hacer este proceso la empresa debe haber renovado su Matrícula Mercantil y tener registrado un correo electrónico de notificación judicial.
Constancia de aprobación del texto del acta por parte del órgano social respectivo o por la comisióndesignada para el efecto (Código de Comercio, Artículo 189).


Fecha y hora de la clausura.
Firmas o constancia de las firmas del presidente y el secretario, o en su defecto del revisor fiscal (Código de Comercio, Artículos 189 y 431).
La copia del acta debe estar autorizada por el secretario o por un representante legal. Cuando se trate de una fotocopia tomada de la original, consignada en ellibro de actas registrado en Cámara, debe ser autenticada ante notaría.

Características:
• Encabezado: Número del acta, nombre del edificio y clase de reunión.
• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Quien la convocó.
• Lista de asistentes.
• Verificación del quórum.
• Numero de unidades privadas con sus respectivos porcentajes de participación del edificio o conjunto.
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