racionalizacion

RACIONALIZACION
1) ¿Explicar y Mostrar condiciones para poder desarrollar una adecuada organización de documentos?
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad. En esta etapa se debe alcanzar a identificar las respectivas series y sub-seriesdocumentales.
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- Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de sub-divisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones institucionales.
- Ordenar documentos: Se entiende por unir y relacionar los elementos de cada grupo mediante elsistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc.
- Signar documentos: Es asignarles símbolos de codificación para su rápida identificación (por unidades orgánicas, por series documentales, etc.). Pueden ser letras o números o la combinación de ambos.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar ydeterminar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad. Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Es un proceso técnico archivístico que consisteen identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminaciónperiódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
a) Transferencia de documentos: A través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizando la integridad y laconservación del Patrimonio Documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.
b) Eliminación de documentos: Este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del Archivo General de la Nación o los Archivos Regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesarioconformar un Comité Evaluador de Documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.
IMPORTANTE.- Para proponer una eliminación de documentos se requiere:
- Acta del CED
- Inventarios de eliminación
Muestras de las series documentales a eliminarse.
Para una adecuada organización de documentos hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo unorden jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo.
Podemos organizarla:
Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los documentos.
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a losdocumentos referidos a personas, lugares y entidades.
Ej.: Expedientes personales. Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o sin posibilidades de crecimiento
.Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los...