Recepcion

Tareas usuales

Siendo la atención al cliente su principal cometido, los recepcionistas cuentan con una serie de funciones y responsabilidades que varían dependiendo del tipo de establecimiento. Principalmente proporcionan información precisa, así como la tramitación de cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax.3 Enestablecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guías turísticas. Asimismo, algunas empresas complementan la formación del recepcionista proporcionándole asistencia a cursos de idiomas que suelen impartirse dentro del horario laboral. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balancede la caja por cada cambio de turno, así como llevar a cabo la recaudación de aquellas cajas que por turno horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc.) Por la cortesía que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse conel equipo de seguridad.
Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, mantienen una lista cronológica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias,4 así como los correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de proceder a su pronta reparación. La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertosdetalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores.
[editar]Recepcionista de hotel



Recepción del hotel Bahía Palmanova en la localidad turística de Palmanova, en el término municipal español de Calviá (Mallorca).
En los establecimientos hoteleros, los recepcionistas mantienen un sistema de información generaldel estado del hotel, su clientela, el control de entradas, salidas, habitaciones libres, ocupadas, reservas, previsiones etc. Para ello, elaboran un esquema tradicional llamado rack, además de uno informático, así como el control, estado y copia de las llaves de todo el establecimiento. Mediante el sistema informático de gestión implementado por la empresa, elaboran y proporcionan listados deinformación al resto de departamentos; Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos, (Rooming List) Contabilidad, Informe de producción y de Dirección, (Mano corriente) listado de previsiones, de entradas y de salidas, así como la Gestión de reservas (Booking mensual) y la Facturación de cargos. (Cargos del día)5
Las típicas tareas administrativas que llevan a cabo consisten en manejar la basede datos, imprimir listados y proporcionar información actualizada a diario o bajo requerimiento a los jefes de cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Maître d'. Al mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del establecimiento hotelero información contable mediante el documento de mano corriente. También suelen resolver la mayoría deconflictos de los clientes, como por ejemplo, alojar entradas inesperadas en la habitación y categoría que habían abonado en su contratación en la agencia de viajes o acomodarlos en otro hotel de las cercanías.
Al entrar en servicio, reciben un informe de los mayores incidentes acaecidos durante el turno anterior, conocido como «Parte de novedades».6 Posteriormente, leen el libro de incidencias paracomprobar las posibles respuestas o mensajes dejados por el departamento de dirección o el recepcionista de turno y obtener de este modo información detallada sobre hechos puntuales. La típica anotación oficial de una incidencia suele contener la referencia del cliente, la hora del suceso, su número de habitación, su nombre, su apellido y una breve descripción de la queja o conflicto.
Durante...