recepcionista

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Recepcionista
Autor: Maria Altagracia Veras Tineo

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Presentación del curso
La recepcionista es la persona encargada de recibir a los visitantes que llegan a la
oficina o la empresa por alguna causa o motivo. También es la persona encargada
de manejar los records de citas de su jefe opatrón. Es la persona con quien un
visitante conversa cuando llega a la oficina o cuando llama por teléfono.
Esta debe procurar que el visitante se lleve una buena impresión a favor de las
buenas relaciones públicas. Debe saber distinguir entre quienes les hacen perder el
tiempo y quienes son realmente importantes para la compañía y/o empresa en que
trabaja.

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1. Secretaria recepcionista
SECRETARIA RECEPCIONISTA: Es la persona encargada de recibir los visitantes que
llegan a la oficina o la empresa por alguna causa o motivo. También es la persona
encargada de manejar los records de citas de su jefe o patrón. Es la persona con
quien un visitante conversa cuando llega a la oficina o cuando llama por teléfono.
Esta debe procurarque el visitante se lleve una buena impresión a favor de las
buenas relaciones públicas. Debe saber distinguir entre quienes les hacen perder el
tiempo y quienes son realmente importantes para la compañía y/o empresa en que
trabaja.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA:
- Recibir visitas y arreglar entrevistas con habilidad
- Causar buena impresión de la compañía a favor de lasrelaciones publicas
- Saber distinguir entre las personas que visitan la compañía
- Ser cómplice de todas las transacciones particulares tanto del jefe como de la
compañía.
CUALIDADES DE UNA BUENA SECRETARIA RECEPCIONISTA :
- Tener buena apariencia y disposición, esto significa que cuida su apariencia
personal, debe estar fuera de toda critica.
- Tener hábito ordenado de trabajo, es decir su área detrabajo en orden y limpia.
- Tener exactitud, es decir que la recepcionista debe concentrarse siempre en su
trabajo y nunca confundir exactitud con velocidad.
- Interesarse siempre en los clientes
- No tener quejas de los clientes y evitar conflictos.
- Visión clara , voz agradable y bien articulada
- Buena memoria de las voces, mucho tacto y discreción
- Memoria general y control,suficiente paciencia
- Sonrisa a flor de labios y la capacidad de interesarse en los demás
- Equilibrio y confianza, seguridad en si misma
- Dedicación personal y a su trabajo
- Dominio de su idioma y de otros mas
- Sincero interés por las personas.
PARA PODER REALIZAR UN BUEN TRABAJO LA SECRETARIA RECEPCIONISTA
DEBE CONOCER LO SIGUIENTE:
- Manejo de la central telefónica
- La organizacióninterna de la empresa

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- Las normas y reglas de la compañía
- Los nombres de todo el personal incluyendo los de menor rango
- Los números telefónicos de los clientes y relacionados de la compañía
- Las extensiones correspondientes a cada departamento de la compañía.
ACTITUD PERSONAL DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTA:
Es el o la representantemás importante de las relaciones públicas en una empresa u
oficina, puesto que es responsable de los visitantes desde que entran hasta que
salen de la misma. La forma en que el secretario-recepcionista trate a sus visitantes
influye en la actitud de este hacia el patrono o hacia la empresa. Para tratar bien a
una persona el recepcionista debe cultivar las siguientes cualidades:
Un sincerointerés en las personas que llegan a la empresa, esto es que el
recepcionista debe considerar a todos los visitantes como personas importantes
para la empresa sin mirar su apariencia personal ni posición económica. Confianza
en su habilidad para atender a las personas con diplomacia. Esto quiere decir que a
cada persona se le debe tratar como ella quiera con el fin de que quede satisfecha....