Redactarinformes

Referencia: ecobachillerato.com

“APRENDA A
REALIZAR
INFORMES”
Habilidades directivas

Silvia Simón García

APRENDA A REDACTAR INFORMES
Para poder realizar un informe el primer paso que debemos realizar es fijar el

objetivo pensar de forma esquematizada las siguientes preguntas:
1. - Por qué necesitamos el objetivo

Esta pregunta puede parecer inútil en determinados casos como puede ser eninforme mensual en el que ya tengas experiencia; pero al realizarnos esta pregunta
podremos saber:
a) Qué información debemos desechar e incluir, nos ayuda a adecuar el
informe a su destinatario y nos ayuda a escribir el informe con más facilidad.
Para decidir que información debemos desechar debemos tener el objetivo claro
para poder saber con qué información lo podemos contrastar y decidir así queinformación incluimos o excluimos. Si no tuviésemos claro el objetivo podríamos
estar buscando información que con el tiempo veríamos que era innecesaria para
elaborar el informe.
b) Podremos adecuar mejor el informe a su destinatario: dependiendo de
hacia quién nos dirijamos y hacia quién vaya destinado el informe, sabremos que
información debemos incluir o no y cuál es la necesaria.

c) Yescribiremos el informe con mayor facilidad: si nos pusiésemos a
escribir el informe, veríamos que es mucho más sencillo estructurarlo si sabemos
claramente lo que estamos buscando. En algún caso pensaremos que ya lo sabemos,
pero al ir avanzando nos daremos cuenta de que, en alguna ocasión hemos hecho
pasos inútiles.

2. - Cómo fijar el objetivo

Lo primero que debemos hacer para fijar el objetivo estener clara la idea general
del informe.
Pero tenemos que pensar que el informe no lo vamos a leer nosotros; así que
tenemos que hacernos una serie de preguntas, pero que tenemos que responder
desde el punto de vista del destinatario. Estas preguntas son:
a) ¿Quién es el destinatario del informe?
b) ¿Para qué lo quiere?
c) ¿Qué aspectos quiere conocer?
d) ¿Qué sabe de la cuestión?
Es totalmentenecesario tener en cuenta esta serie de preguntas para realizar
cualquier informe.
Una vez realizadas estas cuestiones, ya estaremos preparados para poder explicar
de una forma clara y concisa cuál es nuestro objetivo.

3. - Cómo especificar el objetivo

Los requisitos pueden ser distintos, pero al establecerlos anteriormente, los
podemos incorporar a nuestro objetivo que identificaremos mediantelas
anteriores preguntas.
En resumen, debemos añadir ciertos conceptos por los que al definir el objetivo, lo
concretamos con mayor precisión.
Ahora si que tendremos el objetivo bien definido.

4. - Cómo acordar el objetivo

Una forma para asegurarnos de que el objetivo que hemos concretado es correcto,
es presentárselo a la persona que lo ha solicitado.
De esta forma, asegurándose de que quiensolicita el informe y quien lo realiza se
pongan de acuerdo en el objetivo antes de comenzar la búsqueda de información
exhaustiva, nos ahorraremos tiempo ya que si hubiésemos realizado todo el
informe y al entregarlo nos hubiesen dicho que eso no era lo que pedían,
hubiésemos perdido un tiempo muy valioso y tendríamos que volver a realizarlo.

Una vez aclarado el objetivo debemos buscar información yorganizarla. Para
escribir el informe y organizarlo de forma lógica, debemos realizar estas cuatro
etapas.

1. - Decidir qué información se necesita

Para seleccionar la información, el paso más eficaz es preguntarle a la persona que
ha solicitado el informe.
Aunque el objetivo que hemos escrito anteriormente por escrito nos debería ser
útil.
Algunas cuestiones generales que se puede incluirson:
• Descripción de productos
• Comparación con los productos de la competencia
• Ventajas más destacadas para los clientes
• Apoyo a las ventas
• Información o folletos escritos
• Información complementaria
Pero no importa en qué orden escribamos esta lista.
También hay que repasar las cuestiones que se puedan incluir y contrastarlas con el
objetivo para saber si son necesarias.
Una vez hecho...