Reglamento general de archivo

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS
Acuerdo 07 de 1994
Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma
reguladora del quehacer archivístico del país.
Parte Preliminar
ARTICULO 1°. Principios rectores. Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particularlos
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los
afecten en los términos previstos por la Ley.
Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son
imprescindibles para latoma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se
convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administración Pública, órganos consultivos esenciales
del Estado, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, supolítica y
sus finalidades.
Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y
necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administración
de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las
obras; documentan las personas,los derechos y las instituciones; favorecen la acumulación de los elementos
necesarios para la comunicación de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de información
institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano.
En un sistema democrático los archivos son tribunal de última instancia con relación a la gestión y lamoral
administrativa. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública; el acceso a la información
que conservan estimula el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un Estado de
Derecho.
Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la historia social, económica, política, de
la administración, de las ideas, de lasmentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa,
resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas científicas.
Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por
tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa,
civil ypenalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que
para el caso existan.
Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la
cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirán el acceso a
la información y por razones de conservación alos documentos.
Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre la
importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultura de aquellos, con el objeto de constituir
mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la Nación.
El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por elpoder central para salvaguardar el patrimonio
documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la Nación, cuya protección es obligación
del Estado, según lo dispone el Título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.
Disposiciones Generales
ARTICULO 2°. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto
suministrar...