Requisitos De Una Minuta

MINUTAS DE REUNIONES





OBJETIVOS


Introducirlo al problema que significa tomar notas de una reunión para hacer un buen informe o minuta y darle práctica resolviendo problemas en loscuales sea necesario tomar en forma regular apuntes de las reuniones del Proyecto.




INFORMACIONES QUE DEBE CONTENER UNA MINUTA


Para confeccionar una minuta en forma completa y correcta, ellanecesita contener la siguiente información:

• Encabezamiento
• Fecha de la reunión
• Personas presentes en la reunión
• Personas ausentes
• Tópicos o temas a tratar en la reunión
•Discusión
• Acciones a tomar
• Persona (as) responsable (es)
• Firma de la persona que tomó apuntes o acta de la reunión.

Usualmente las secretarias no están capacitadas para tomar minutas dereuniones técnicas. En la mayoría de los grupos de ingenieros, esta tarea se le asigna al ingeniero más joven. Si usted está designado para tomar una minuta asegúrese de estar preparado para hacerlo.Esta preparación incluye llevar lápices y block de apuntes.

Es útil tener preparado con tiempo un formato de minuta, ésta le ayudará a identificar cada tópico que debe ser considerado en la minutade la reunión.

Escribir una minuta parece ser una tarea bastante fácil, pero realmente involucra problemas cognoscitivos y verbales para escribir un informe útil, primero se debe distinguir loesencial de lo no esencial, la idea principal de las secundarias o de menor importancia, y encontrar un lenguaje claro y apropiado para menor importancia, para resumir la información e ideas importantes.Además se complica este trabajo por el hecho de que a veces las reuniones son usadas para establecer disputas y deberá transformarse en un juez, y juzgar qué aspectos sacar en función del interés yexpectativas de sus colegas. El propósito inmediato del acta es servir como memoria o archivo de datos a la audiencia, ella también sirve para guardar en
forma útil y mantener la información...