Requisitos Para Un Buen Presupuesto

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO.
Para que los presupuestos logren su cometido de forma satisfactoria, laspersonas encargadas de su elaboración deben basarse en ciertos requisitos, queexplicamos a continuación:
1. Conocimiento de la Empresa.
Es muy importante que tengas un conocimiento amplio de la empresa en cuanto asus objetivos, políticas y organización, ya que si un presupuesto no seelabora deacuerdo a las características principales, no tiene razón de ser y no servirá. Elcontenido y forma de los presupuestos, por lo tanto, va a variar de una empresa aotra. El conocer los objetivos y políticas de la empresa es de gran utilidad. Los primerosnos van indicar a dónde queremos llegar, van a señalamos el campo deoperaciones, especificarán su tamaño y horizontes esperados y definensusfunciones; éstos deben ser establecidos cuidadosamente, y de forma que seanalcanzables. Las segundas serán las directrices a seguir para saber cómoenfrentarnos a las distintas situaciones que se nos presenten; representanactitudes o puntos de vista que la compañía procura mantener en formaconsistente en todas sus operaciones. En cuanto a lo que se refiere a la organización, es importante queexista unorganigrama general y otro por cada departamento para definir claramente lasáreas de responsabilidad y las líneas de autoridad, pues en la elaboración delpresupuesto intervendrán los gerentes de cada área así como los subordinados.
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2. Total apoyo de la alta gerencia.
Para su buena realización y desarrollo es indispensable que te asegures de quelos directivosapoyen la implantación del presupuesto. Esto hace que elpresupuesto se convierta en un plan de acción operativa y un patrón de controlcomparando lo presupuestado contra lo real.
3. Exposición del plan o política.
Una vez que se han definido claramente los criterios de los directivos respecto alplan, necesitarás difundirlos en forma clara y concreta por medio de manuales oinstructivos. Esto tienecomo fin informar el trabajo y coordinar las funciones de laspersonas que intervienen en la elaboración del presupuesto. En dichos métodostambién se incluirá el período que abarcará el presupuesto, las formas que seusarán con instrucciones para saber cómo llenarlas, y toda la informaciónnecesaria. Es muy importante que las personas que intervienen en la elaboración delpresupuesto estén de acuerdocon ello y conozcan bien cuál será su labor paraque sea más fácil el trabajo. En algunas empresas puede existir la necesidad decapacitar al personal de nivel gerencial para obtener mejores resultados.

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4. Coordinación para la ejecución del plan o política.
Para que cada uno de los presupuestos de los diferentes departamentos de unaempresa formen parte del presupuestogeneral y éste sea como una unidad, esnecesaria la presencia de una persona que actúe como coordinador de todos losdepartamentos que intervienen en el plan. A esta persona se le denomina Directordel Presupuesto. Lógicamente, esta responsabilidad debe recaer en manos de un funcionario conpreparación técnica y con un conocimiento amplio de la compañía en cuanto a suorganización y aspecto financiero,así como del sistema contable de la entidad,tomando en cuenta el tamaño de la empresa y las necesidades de ésta, porque elDirector del Presupuesto va a ver la empresa de manera global. Para sincronizar las actividades de cada departamento debes elaborar uncalendario en el cual se indiquen las fechas en las que cada departamento deberátener lista la información necesaria para que otros puedandesarrollar lasestimaciones. Toda esta información, al igual que el calendario de actividades, lasdebe manejar el Director del Presupuesto.

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5. Fijación del Período Presupuestal.
Otro de los requisitos indispensables para poder ejercer el control presupuestal esla fijación del lapso que comprenden las estimaciones. Esto dependerá de laestabilidad o inestabilidad de las...