Reuniones E.

Cronograma de ejecución












Reuniones Efectivas
Que gusto da finalizar una reunión laboral y sentir que ha sido provechosa. Que duró el tiempo justo, que se trataron los temasimportantes y se definieron los pasos a seguir.
Desafortunadamente esto no ocurre con frecuencia y la idea de “esto se podría haber solucionado por email” o “esta reunión se podría haber evitado”queda rebotando en la mente de las personas que asistieron y que tal vez no hayan salido del todo conformes, luego de darse cuenta, que podrían haber usado ese tiempo para realizar tareas de mayorproductividad para la empresa.
Hoy en día algunas organizaciones suelen hacer reuniones para todo, desenmascarando los síntomas de la reunionitis donde las reuniones se han hecho costumbre de dudosaefectividad. Y cuando no, resultando ser una completa pérdida de energía mental, tiempo y dinero.

Para que una reunión presencial sea efectiva debería tener al menos las siguientes características:Fácil organización y agenda: Es decir que los integrantes puedan arreglar fácilmente (sin tanto ida y vuelta por email) el día, horario y lugar de la reunión.
Duración máxima de la reunión: Establecer laduración permitirá optimizar el tiempo durante la reunión. Por lo general recomiendo una reunión de no más de una hora y media ya que pasado ese período empieza el déficit de atención con signos decansancio en los participantes.
Orden del día: Son los temas a tratar en la reunión. ¿De qué se va a hablar? ¿Para qué? ¿Qué problemas hay actualmente? ¿Qué solución estamos buscando? ¿Para qué nosjuntamos? Es importante que los participantes conozcan la finalidad de la reunión para que puedan enriquecerla con sus comentarios y puntos de vista.
Foco en los temas: Hay que ser concreto e ir algrano (al menos si se quiere respetar la duración de la reunión establecida). Exponer el problema, propuestas de mejora, soluciones alternativas. Todo en un tiempo prudencial y en forma clara. No es...