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GLOSARIOS DE ARCHIVISTICOS
GLOSARIO ARCHIVISTICO

Depósitos de Archivos: Es un sitio centraliza donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informativos.

Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Organización de los Archivos: Base para la toma de decisiones en la administración:gestión y control.

Principios Archivísticos: Los principios que rigen la organización de los fondos documentales:

ü Procedencia: Cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece

ü Orden original: Es mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo que tuvo durante el servicio activo.

Archivo deGestión: Documentación Activa

Archivo Central: Documentación Semi-activa

Archivo Histórico: Documentación inactiva

Valores Primarios:

ü Administrativos
ü Legal
ü Fiscal
ü Contable
ü Técnico

Valores Secundarios

ü Históricos
ü Cultural
ü Investigación
ü Científico



Organización Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de lasagrupaciones documentales definidos en la fase de





Organización: Es la estructura de las relaciones que deben existir entre los funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social.

Valoración documental: se realiza un análisis técnico y objetivo, para determinar so el documento tiene valor histórico, por lo cual, será conservado permanentementey servirá fuente de investigación para la institución u/o empresa, si por el contrarío posee valor administrativo.

Archivo Electrónico: conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conformes a los principios y procesos archivísticos; Cualquier documento electrónico que contiene información que puede ser leído, visto u oída o que pueda tratarse de un programa informático.DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.


EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, queconstituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructuraorgánico-funcional de la entidad.





ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.


DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a suconservación temporal, permanente o a su eliminación



ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.


MICROFILMACIÓN. Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

MUESTREO. Operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros....