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El papel de la archivística en la nueva sociedad de la información
Esteban Cabezas Bolaños
En los últimos años y ante el avance progresivo de una nueva sociedad de la información se ha experimentado una serie de cambios y transformaciones producto de las nuevas tecnologías, que han promovido en millones de personas, hogares y oficinas, una comunicación electrónica mediante estándaresuniversales y abiertos.
Esta nueva tendencia ha generado que en aquellas empresas e instituciones generadoras de información como son archivos, bibliotecas y centros de documentación cambien sus estrategias y se adapten a las nuevas tecnologías.
La archivística moderna se concibe como una ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, su organización, los principios para su conservación y losmedios para prestar un servicio. Tradicionalmente se ha considerado que el manejo de información en instituciones públicas y privadas se centran en aquellas etapas archivísticas de gestión y archivo central para la documentación de carácter administrativo y una vez que a adquirido valor científico cultural, se envía a su destino final en los archivos históricos, siempre basado en su procedencia yorganicidad institucional.
Este modelo a empezado a manifestar señales de agotamiento y desgaste ante las nuevas tendencias mundiales en el ámbito económico y político, y al rápido avance de la tecnología que ha generado un cambio en los soportes tradicionales el cual ha demandado un nuevo tratamiento archivístico ante las exigencias de una nueva sociedad dependiente de información.
La sociedad dela información está unida a dos fenómenos que son: cultura y educación, las cuales deben darle un amplio apoyo que le permita su inserción en las diferentes actividades de una sociedad. El que una colectividad se inserte en la sociedad de la información dependerá de estos dos factores y nunca por medio de imposiciones políticas o demagógicas.
Al hablar de esta nueva sociedad aceptamos que el motores la información, sin descuidar otras actividades como las agrícolas e industriales que han generado y requerido información.
Lo anterior es un proceso que suma dos niveles educativos y culturales que se separan en dos ideas;
1. Información: es el primer peldaño para llegar al conocimiento, se registra en un medio que puede ser físico o electrónico.
2. Conocimiento: lo que adquiere, posesionay procesa la información que se aplica o permite generar nuevo conocimiento.
Ambas ideas requieren de funciones mentales específicas de reflexión y observación. La información debe saberse usar porque el estudio, la crítica y el análisis de estos datos crearán un nuevo conocimiento que puede generar poder.
La información custodiada en los archivos tiene un valor y se debe hacer un esfuerzo paraque el usuario la valore y de una retribución por ella. De esta manera, para obtener acceso a la sociedad de la información el Estado debe hacer un gran esfuerzo para que todo el conocimiento se distribuya en forma equitativa a todos los niveles de la sociedad.
Lo anterior nos lleva a tomar en cuenta el proceso de globalización el cual rompe con los conceptos de centralización administrativa,fronteras, divisiones políticas y culturales imponiéndonos una sola cultura mundial. Este concepto junto a la creación de grandes áreas comerciales ha generado que el manejo de información en el ámbito interno de una empresa o institución y su relación con otras deba ser ágil, eficiente y competitivo.
En este campo las nuevas tecnologías han contribuido a acelerar aun más estas tendencias a travésde mecanismos como la Internet que nos permite comunicarnos a nivel mundial, la extranet que es la interacción entre diferentes empresas y la intranet que es la comunicación entre los individuos de una misma compañía.
Lo anterior nos debe llevar a replantear la posición del archivista y el tratamiento archivístico dado en la documentación tanto en instituciones públicas como en la empresa...