Secretariado

LA SECRETARIA Y LAS RELACIONES PÚBLICAS
El protocolo se ha convertido en una herramienta imprescindible para la labor del
secretariado, pero, a la vez, es una de las más desconocidas. Muchas Secretarias
fallan en este campo, sobre todo, en las relaciones interpersonales, porque
presuponen que el interlocutor también desconoce los códigos de conducta y
pasan por alto reglas básicas decortesía.
¿Qué es el protocolo empresarial?
Se trata de un concepto relativamente nuevo. Hasta hace poco, algunos
estudiosos entendían que el único protocolo que existía era el oficial, porque
poseía una referencia normativa. Sin embargo, actualmente aparecen nuevos
empresarios que establecen sus propios códigos de conducta. El protocolo
empresarial se ha convertido en el instrumento clave paracualquier organización
que pretenda dar un servicio eficaz y una imagen positiva de lo que es y pretende
ser.
¿Qué aspectos del protocolo debe dominar una secretaria?
La Secretaria es, en muchas ocasiones, la primera persona con la que se
establece contacto en una empresa. Por ello es esencial, que conozca
determinados códigos de conducta empresarial y las normas básicas de cortesía.
Laforma correcta de recibir una visita, la atención telefónica, la manera adecuada
de saludar y realizar las presentaciones, cómo organizar una reunión de trabajo
o un viaje, son cometidos que las Secretarias deben dominar. En definitiva, se
trata de ser eficaz.
El papel de la secretaria como relacionista pública dependerá en gran medida del
tipo de empresa en la que trabaje, y de las tareasconcretas que se le atribuyen,
pero siempre deberá tener en cuenta, que es la imagen de su empresa.
Papel de la secretaria respecto a las visitas
La recepción y selección de las visitas es una de las funciones de la secretaria. A
una oficina acude todo tipo de visitantes, con motivos muy diferentes. La
secretaria debe atenderlos siempre con toda corrección, porque ella asume la
función de enlaceentre la visita y su jefe.
Para que una visita sea atendida correctamente la secretaria deberá seguir
algunas normas tales como:
- Al comenzar su jornada laboral, repasará la lista de las visitas programadas
- La primera regla de cortesía es atender a los visitantes cuanto antes
- El saludo es uno de los aspectos más reveladores sobre los modales de
una secretaria, por lo que deberá ponertodo su empeño. Una forma
correcta de saludar pudiera ser: (Buenos días, señor Rodríguez, ¿en qué
puedo atenderlo? ) A la hora de despedir a la visita, la secretaria también
deberá ofrecer un cordial saludo de despedida
- No deberá dar nunca la impresión de que atender al visitante supone una
molesta interrupción, aunque en ocasiones lo sea
- Si está hablando por teléfono cuando llega unavisita, debe tener en cuenta
que esta persona tiene siempre prioridad sobre la que está al otro lado de la
línea, por lo que es correcto hacer una interrupción breve de la
conversación telefónica para atender al visitante.

- Como regla general la secretaria tratará a todos los visitantes de usted,
aunque ellos mismos la tuteen
- Deberá familiarizarse cuanto antes con todas aquellaspersonas que
acuden habitualmente a la oficina y memorizar sus nombres
- Es frecuente que la secretaria para llenar momentos de espera, o bien por
cortesía, deberá mantener breves conversaciones con las personas que
acuden a la oficina; para esto deberá tener en cuenta lo siguiente:
· La conversación no debe versar nunca sobre temas demasiado
personales o íntimos
· Tampoco hablará sobre temasimportantes de la empresa
· No prolongará más de lo necesario la conversación
Tipos de visitas y cómo proceder ante cada una
- La visita concertada
- La visita inesperada
- Para concertar una entrevista
- Visita personal
- La visita de un amigo
- La visita de cortesía
- Una cancelación sin aviso
- Para comunicar una queja
Cómo introducir la visita al jefe
Al igual que en las llamadas...