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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO
Y ACTIVOS FIJOS

El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al
empleo racional y eficiente de los recursos que requieren las entidades. Su actividad se
orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados por las
entidades. La verificación periódica de los bienes,con el objeto de establecer si son
utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones adecuadas
que no signifique riesgo de deterioro o despilfarro, constituyen prácticas que salvaguardan
apropiadamente los recursos de la entidad y fortalecen los controles interno de esta área.
Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para elfuncionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso,
conservación, custodia y protección de bienes.
CONTENIDO
300-01Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios.
300-02Unidad de almacén.
300-03Toma de inventario físico.
300-04Baja de bienes de activo fijo.
300-05Mantenimiento de bienes de activo fijo.
300-06Acceso, uso y custodia de los bienes.
300-07Control sobre vehículos oficiales del Estado.
300-08Protección de bienes de activo fijo.

300-01CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRA DE BIENES Y
CONTRATACION DE SERVICIOS
En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de gestión,
deberá tenerse presente, el criterio de economía.
Comentario:
01. En su sentido más amplio economía en lagestión de una entidad pública,
significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir, orden en el
gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dinero, buena distribución de tiempo y otros asuntos.
02. La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y
cantidad apropiada, y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad
debenefectuarse asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los
servicios brindados.
03. Corresponde a la administración, impartir las políticas necesarias, que permitan
al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios
adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades.
300-02UNIDAD DE ALMACEN
Todos los bienes que adquierela entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad
de Almacen, antes de ser utilizados.
Comentario:
01. Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad
deben ingresar a través de almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera
su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control
efectivo de los bienesadquiridos.
02. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, deben estar
adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico
necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el
control e identificación de los mismos.
03. Las personas a cargo del almacén tienen la responsabilidad de acreditar en
documentos, suconformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos
y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la Institución), así como los
que salen.
04. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación,
seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.
05. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registropermanente del movimiento de estos, por unidades de iguales características. Sólo las
personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los
bienes según requerimiento.
06. Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en
otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos
casos, el...