Sistema Alfabético Por Asunto
Páginas: 3 (541 palabras)
Publicado: 24 de septiembre de 2012
Sistema alfabético por asunto
Introducción
La necesidad de conservar y manejar óptimamente la información, junto con las innovaciones tecnológicas, han generado la informática. Para poner afuncionar el sistema por asuntos. Así pasamos del lenguaje natural del autor al lenguaje documental.
Concepto
El archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidirel vocablo apropiado. Conocer bien el tema central del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario
Usos
Lasempresas interesadas en el conjunto, en la naturaleza de transacciones, en la clase de material que necesitan archivar, o requieren el uso del tema. Ejemplo: instituciones científicas, colegios, escuelas,galerías de arte, museos, bibliotecas, etc.
Clases
• Estilo diccionario
• Estilo enciclopedia
1. Estilo diccionario o directo.- No presenta división de temas; están ordenados ensecuencia alfabética; no necesita tarjetero. Se usa en pequeñas empresas.
Organización
➢ Guías alfabéticas.- Orden del grupo.
➢ Carpetas individuales.- Orden porasuntos.
2. Estilo enciclopedia.- Número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones. Divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético agrupado por relaciones lógicas.Requiere personal especializado y mayor tiempo para preparar el material.
Control Cruzado
Se utiliza para archivar documentos que tratan más de un asunto
Formato
• Registro y resumen.• Guiar la consulta principal.
Se diligencia de la siguiente manera
1. Reglón Para carpeta de: título de la carpeta
2. Reglón No. : numero correspondiente al código del tema.3. Cuadro que identifica el documento
a) Clase: naturaleza del documento. Ejemplo: carta, informe, telegrama, etc.
b) Fecha: del documento.
c) Número: del...
Introducción
La necesidad de conservar y manejar óptimamente la información, junto con las innovaciones tecnológicas, han generado la informática. Para poner afuncionar el sistema por asuntos. Así pasamos del lenguaje natural del autor al lenguaje documental.
Concepto
El archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del documento y decidirel vocablo apropiado. Conocer bien el tema central del documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario
Usos
Lasempresas interesadas en el conjunto, en la naturaleza de transacciones, en la clase de material que necesitan archivar, o requieren el uso del tema. Ejemplo: instituciones científicas, colegios, escuelas,galerías de arte, museos, bibliotecas, etc.
Clases
• Estilo diccionario
• Estilo enciclopedia
1. Estilo diccionario o directo.- No presenta división de temas; están ordenados ensecuencia alfabética; no necesita tarjetero. Se usa en pequeñas empresas.
Organización
➢ Guías alfabéticas.- Orden del grupo.
➢ Carpetas individuales.- Orden porasuntos.
2. Estilo enciclopedia.- Número reducido de asuntos principales y varias divisiones y subdivisiones. Divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético agrupado por relaciones lógicas.Requiere personal especializado y mayor tiempo para preparar el material.
Control Cruzado
Se utiliza para archivar documentos que tratan más de un asunto
Formato
• Registro y resumen.• Guiar la consulta principal.
Se diligencia de la siguiente manera
1. Reglón Para carpeta de: título de la carpeta
2. Reglón No. : numero correspondiente al código del tema.3. Cuadro que identifica el documento
a) Clase: naturaleza del documento. Ejemplo: carta, informe, telegrama, etc.
b) Fecha: del documento.
c) Número: del...
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