sistema alfabético

Sistema Alfabético

es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto.

este sistema denomina uniad dearchivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.

pasos para achivar alfabéticamente:

1) inspeccionar: se revisanlos documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.

2) clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, estodependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de lalocalidad donde provienen o hacia donde se envía.

3) macar o codifiar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, estepaso se realiza subrayando el titulo seleccionado.

4) distribuir: consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.

5) archivar: se procede a colocralos papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.


Sistema de Archivo por Asunto

estemétodo consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.

dentro de sus caracateristicas estan:

Eltitulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el documento,
Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con algunaactividad en paticular, con algin departamento o con un producto especifico.
Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.