Sistema De Archivo

Sistema de Archivo:
Es un conjunto de tipo de datos abstractos que son implementados para el almacenamiento, la organización jerárquica, la manipulación, el acceso, el direccionamiento y larecuperación de datos. Los sistemas de archivos comparten mucho en común con la tecnología de las bases de datos.

Sabías que es muy importante el sistema de archivo ya que…
Es importante contar con unbuen sistema de archivos-administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Si utilizamos sistemas automati-
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Zados para archivar la información, éstos nosayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.
Pasos para archivar
Debes tener en cuenta:
1- ) inspeccionar
* Cerciórate deque la correspondencia está aprobada y lista para archivar.
* Retira los ganchos de cosedora y clips de documentos.
* Verifica en el sello radicado de correspondencia recibida.



2- )clasificar
* Es importante que determines el nombre, número o fecha con la cual organizas los documentos; se colocan en grupos homogéneos de acuerdo con la entidad productora y con el sistema deorganización que tengas en la empresa.
3 - ) distribuir
* Después de clasificarlos las colocas en los distribuidores, según la organización inicial.
4 - ) archivar
* Finalmente los colocasen la carpeta interna correspondiente y esta, en el archivador



Tengamos en cuenta los sistemas de clasificación de archivos…
* Clasificar: es reunir todos los documentos de una mismaclase o de un mismo asunto.
* Registrar: es anotar en tarjetas o libretas los datos de los documentos clasificados anteriormente.
* Archivar: es guardar ordenadamente en el archivo los documentospreviamente clasificados, registrados y colocados en carpetas.
* Sistema alfabético: el uso de este sistema es el más frecuente y fácil, es decir es ordenar alfabéticamente los nombres.
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