Sistema de archivos

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN - TARAPOTO

Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática

VIII CURSO DE COMPLEMENTACIÓN ACADÉMICA

PERFIL DE INFORME DE INGENIERIA

“SISTEMA WEB DE CONTROL DE ARCHIVOS DE LA UNIDAD DE ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTÍN-T”

Para optar el Titulo Profesional de:
INGENIERO DE SISTEMAS

Presentado por el Bachiller:

JuanFelipe Ríos Chuquital

Asesor: Ing. Jorge D. Valverde Iparraguirre

Tarapoto - Perú
2010

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 4
1.1 Definición del Problema 4
1.2 Objetivos de la Investigación 5
1.2.1 Objetivo General 5
1.2.2Objetivos Específicos 5
1.3 Justificación del Estudio 5

II. MARCO TEÓRICO 6
2.1Antecedentes del Problema 7
2.2 Bases teóricas 9

III. DISEÑO METODOLÓGICO 14
3.1 Metodología Aplicable y estrategias FODA 14
3.1.1 Metodología Aplicada 14
3.1.2 Estrategias Foda 14
3.2 Técnicas y Herramientas 17
3.3 Metas o logros a Obtener 18
3.4 Marco Lógico 19

IV. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 24
4.1 Presupuesto 244.2 Cronograma de Actividades 26

V. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 27

ANEXOS 28
Árbol de Problemas 29
Árbol de Objetivos 30

INTRODUCCION
En la época actual el manejo de información es de vital importancia para la sociedad en su conjunto, pues un inadecuado trato en este sentido puede resultar muy perjudicial para la organización. En este sentido el manejode documentos o archivos resulta un punto clave en todas las organizaciones, siendo estos documentos, el soporte legal de todas las actividades realizadas.

Sin embargo los grandes volúmenes de archivos hacen que el acceso y el manejo en general de éstos sea un problema molesto en muchos casos. Ahí es donde entran los sistemas de información, como herramienta que organice estas grandescantidades de información y que permita una administración adecuada por parte de los trabajadores.

En la Universidad Nacional de San Martín, existe la Unidad de Archivo Central, encargada del manejo de los archivos que diariamente se generan en esta casa superior de estudios. Sin embargo como suele suceder, el personal presenta muchas limitaciones o dificultades en el desempeño de susactividades, resultado del trabajo meramente manual.

Las peticiones son atendidas con lentitud, pues la búsqueda de documentos se realiza manualmente y la ingente cantidad de archivos ralentiza todo el proceso. Otro problema es el proceso de transferencias que actualmente se maneja con cierto desorden producto de la falta de estandarización en los formatos documentarios que llegan de lasdiferentes Oficinas a la Unidad de Archivo Central.

Por tales motivos se plantea este informe como medida de solución a estos problemas y como una alternativa para el proceso de trámite documentario que es tan engorroso en instituciones como la Universidad Nacional de San Martín.

I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Definición del Problema

La Unidad de ArchivoCentral de la Universidad Nacional de San Martín es el ente encargado de almacenar y llevar el registro de todos los archivos que se generan diariamente en las diversas oficinas de esta casa superior de estudios, por lo tanto el volumen de la información que se maneja en dicha unidad es enorme y de vital importancia para el funcionamiento de la misma.

En este contexto se han identificadoalgunos problemas. Uno de ellos es la deficiente normativa relacionada a los documentos institucionales, manifestada en un bajo nivel de estandarización de los formatos documentarios y de transferencia de las oficinas, pues cada una de ellas presenta estructuras diferentes.

Relacionado con esto, encontramos también una inadecuada capacitación del personal encargado del manejo de...