Sistema Informativo Manual

II. DIAGNÓSTICOS SOBRE LOS SISTEMAS INFORMATIVOS EXISTENTES.
A partir de la Técnica de Recopilación de Información de Investigación, concentrada en el estudio de los documentos del sistema como procedimientos publicados en Intranet, comunicaciones por correo electrónico, notas de clases, Manual de Contabilidad y Manual de Usuario del Sistema Informático Contable Exact, hemos desarrollado elsiguiente diagnostico de los sistemas informativos existentes:

En la institución funcionan varios sistemas de información tanto manuales, como informatizados. Entre ellos podríamos mencionar los de mayor relevancia para el estudio que se analiza, los siguientes:
1. Sistema Contable auxiliado con aplicaciones informáticas basada en Exact.
2. Sistema de Producción de tipo manual y automatizado.3. Sistema de Calidad de tipo manual y automatizado.
4. Sistema de información general de tipo manual y basado en plataformas de ambiente web.

En el caso del Sistema Contable que nos ocupa en este trabajo y teniendo en cuenta que este controla y ejecuta cada subsistema que lo integra, pudimos clasificarlo como un sistema abierto, dinámico, autorregulado, determinista, artificial ycomplejo. Que presenta canales de información a través de reportes y consultas que emiten los propios subsistemas que se relacionan a continuación.
 Caja y Banco
 Inventarios
 Nóminas
 Activos Fijos Tangibles
 Cobros
 Pagos
 Puntos de Ventas
 Costos
 Compras
 Preparación de los Estados Financieros.

Dentro del Sistema Contable el subsistema de Inventarios es de granimportancia ya que representa el control de los recursos que adquiere, fabrica y distribuye la Empresa.

III. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA INFORMATIVO EN LA ENTIDAD
Para la identificación del problema informativo de la entidad se aplicó la Técnica de Recopilación de Información de Entrevista. Dentro de la Dirección de Economía, específicamente en el Dpto. de Contabilidad con un total de 8 trabajadores yen la Dirección de Logística, incluyendo el Dpto. de Operaciones Económicas y los Almacenes con un total de 12 trabajadores, se seleccionó el 50% de ambas áreas, por lo que en total se aplicaron 10 entrevistas (1 Directivo, 4 Especialistas, 5 Técnicos), de las cuales se identificaron los siguientes problemas:
 Incumplimiento sistemático del principio de las PEPS (Primera Entrada, PrimeraSalida)
 Existencia de productos vencidos en almacén que sólo se detectan al momento del despacho.
 Presentación de desviaciones del sistema a la Dirección de Calidad por estos incumplimientos.
 Imposibilidad de demostrar cumplimiento de las PEPS ante el departamento de Auditoría o cualquier otra entidad de inspección.
 Todo esto representaba un peligro inminente para todo el sistema productivodel Centro.
 Riesgo en el uso de productos vencidos en los Sistema Productivo.


IV. EQUIPO DE DESARROLLO
Para desarrollar una propuesta de solución para el problema informativo diagnosticado y materializar las acciones a realizar, se creó un grupo de especialistas conformado por:
1. Jefe de Proyecto: Francisco López, siendo el interlocutor por parte del equipo de desarrollo, paracomunicarse con el Cliente. Deberá controlar todas las etapas y asegurar tanto los materiales necesarios, como la ejecución de todas las reuniones necesarias para determinar los requerimientos del Sistema.
2. Analistas de Sistema: María Esther Portal y Geydy González, siendo las personas encargadas de analizar el problema y diseñar su solución.
3. Cliente: Director Económico siendo la persona quesufre de la necesidad de información para tomar decisiones y con la autoridad para la toma de decisiones.
4. Usuario Directo: Jefe de Análisis de Operaciones Económicas y Jefe de Almacén, siendo ambos conocedores del problema, desde la perspectiva de la recopilación e ingreso de datos, conocen los requerimientos de información corrientes, y serán quienes indiquen cómo se recibe la información....