sistema numerico
Páginas: 4 (801 palabras)
Publicado: 4 de diciembre de 2013
SISTEMA NUMERICO
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismodocumento, como el número que aparece en un cheque o en una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un cogido auxiliar (archivo auxiliar o índice detarjetas) para poder localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:
1. Permiten una rápidaidentificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienenlimite
3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de archivo.
El catalogoauxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en unaempresa.
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO NUMERICO DE CORRESPONDENCIA
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico, archivo alfabético misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.Archivo numérico principal
Este contiene guías y expedientes individuales que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Como en el archivoalfabético, los documentos están ordenados cronológicamente con el más reciente al frente. Hay una guía numérica para cada grupo de diez expedientes; debido a que estos se hallan ordenados en secuenciadetrás de las guías son fáciles de localizar. Algunas veces se lleva un registro en el cual se anotan los nombres delas empresas y el numero asignado a cada una.
Las guías numéricas se...
El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismodocumento, como el número que aparece en un cheque o en una factura.
Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un cogido auxiliar (archivo auxiliar o índice detarjetas) para poder localizar rápidamente el documento.
Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:
1. Permiten una rápidaidentificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienenlimite
3. Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de archivo.
El catalogoauxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en unaempresa.
ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO NUMERICO DE CORRESPONDENCIA
Tiene tres partes principales que son: archivo numérico, archivo alfabético misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas.Archivo numérico principal
Este contiene guías y expedientes individuales que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Como en el archivoalfabético, los documentos están ordenados cronológicamente con el más reciente al frente. Hay una guía numérica para cada grupo de diez expedientes; debido a que estos se hallan ordenados en secuenciadetrás de las guías son fáciles de localizar. Algunas veces se lleva un registro en el cual se anotan los nombres delas empresas y el numero asignado a cada una.
Las guías numéricas se...
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