Sistemas Contables Para Universidades

Introducción:
Los gestores y responsables universitarios necesitan cada vez más de sistemas de información que les ayuden en su gestión y en su Toma de Decisiones. Entre esos sistemas adquieren una especial relevancia los contables, por ser la referencia más utilizada y relevante en las actuaciones de los dirigentes.
En este trabajo se recogen los distintos sistemas de información contablesexistentes que pueden aplicarse en el ámbito universitario: Presupuestos, Contabilidad Financiera, Contabilidad de Costes y de Gestión así como los Indicadores de Gestión o Cuadro de Mando Integral. Se describen tanto sus características más destacadas como sus debilidades y fortalezas, así como los aspectos que deben tenerse se en cuenta para su correcta implementación. Se ahonda especialmente enaquellas herramientas que suministran una información de gran importancia para la gestión y el control universitario, pero que están siendo muy poco utilizadas y además existe un gran desconocimiento de sus ventajas para la mayor parte de los responsables universitarios.

Problemática:
Los gestores empresariales siempre se han valido de distintos sistemas de información que les pudiese ayudar enel desarrollo de sus facultades. Aspectos como el análisis de la situación de la empresa desde el punto de vista financiero, patrimonial y económico (para poder detectar así sus puntos fuertes y débiles), la realización de previsiones a corto y largo plazo, el análisis completo de las posibles desviaciones, etc. son siempre elementos esenciales que deben conocer el equipo directivo a la hora deadoptar decisiones.
Los distintos Sistemas de Información Contable (SIC) adquieren aquí un carácter fundamental para pode alcanzar ese objetivo. De la misma forma que los gestores de cualquier entidad, con ánimo o sin ánimo de lucro, necesitan de toda aquella información que les resulte necesaria para su gestión, la propia universidad no puede ni debe estar fuera de esta percepción. Por otra parte,no se ha externalizado abiertamente por parte de la propia universidad las herramientas informativas que utiliza para el control de sus operaciones. Existen pocas publicaciones que hablen de los medios en que se valen los distintos responsables universitarios para llevar a cabo sus actuaciones. Si tenemos en cuenta además, que las universidades, normalmente, son grandes entidades con centrosoperativos muy diversos y con un alto grado de descentralización, el problema se complica tanto por la clase de información que se necesita como por la forma de recoger, tratar y presentar toda esa información necesaria para los distintos ámbitos competenciales. Es prioritario presentar a la sociedad una información detallada, desde distintos campos, de los resultados que se han obtenido, y eso seconsigue fundamentalmente teniendo sistemas de información contable rigurosos, completos, flexibles (adaptables a cualquier circunstancia) y económicos.

En la Universidad la información que deben tener los gestores tanto para el desempeño de sus funciones como para informar a todos los grupos de interés (stakeholders) o personas que necesitan información determinada en función de sus necesidadesparticulares, debe ser lo más completa posible. Si además, consideramos que los propios gestores universitarios son personas con necesidades de información muy distintas (rector y vicerrectores, gerente, decanos y vicedecanos, directores y subdirectores de centros, directores de departamento, responsables del Personal de Administración y Servicios , etc.,), se puede afirmar que el sistema deinformación que sustente sus actuaciones debe ser integral y al mismo tiempo diversificado, flexible y con un alto grado de operatividad, en donde los distintos flujos de información no se solapen sino que se complementen, pudiendo aprovecharse de una misma información distintos usuarios sin que por ello se haya tenido que elabora varias veces esa información.
A continuación detallaremos cómo debería...