supresio documentació

Supressió de documentació impresa en tràmits interns.

Save the world

1. Identificació de la situació a millorar:

a. Breu descripció de la situació:
El volum de documentació que s’imprimeix a diari en aquest Ajuntament, es molt important i moltes vegades, aquests papers, acaben llençats a la paperera, o amb sort, acaben reciclats. Precisament, per que hi ha molts papers que nocal imprimir, aquest projecte de millora, pretén implantar un sistema informàtic, mitjançant el qual, es pugui fer arribar qualsevol document a les diferents àrees d’aquest Ajuntament i així, només la persona que l’ha de rebre, serà responsable de decidir si aquell document mereix ser imprès per arxivar-ho o no.

b. Relació d’àrees implicades:
En un principi, aquest projecte, s’ha creatper implantar-ho al cos de Policia Local, però sens dubte, es pot fer extensiu a la resta d’àrees d’aquest Ajuntament.Els responsables del present sistema, són principalment:
- Els responsables d’atenció al ciutadà (SAC i Policia Local).
- Els caps de departament.
- Supervisats pel Gerent i l’Alcaldia.

c. Identificació de la causa – arrel:
Sens dubte, la situació actual, vedeterminada per el costum arrelat amb els anys, de treure copia escrita de tota la documentació que es lliura entre les diferents àrees d’aquest Ajuntament, probablement per que abans no existien els actuals sistemes informàtics, i al realitzar-ho amb les antigues màquines d’escriure, s’havia d’emmagatzemar aquesta documentació d’alguna manera.Els nous sistemes informàtics, no tan sols ens permetenemmagatzemar aquests documents en un espai infinitament mes petit que els papers impresos (imaginem l’espai que ocupa un disc dur i la quantitat d’informació que aquests poden guardar, en relació a un arxivador A-Z), i a l’hora ens estalvia la feina d’haver de portar aquests papers d’un departament a un altre, ja que es poden remetre sense moure’ns de la nostra taula.



2. Descripció de lasolució:

a. Definició de les passes a realitzar:
1º Creació d’un sistema informàtic per cada una de les àrees implicades (link a la pàgina web, intranet o correu electrònic).
2º El remitent, penjarà l’arxiu que fins ara es lliurava físicament, en la bústia de l’àrea corresponent.
3º En la bústia del remitent, es crearà un arxiu de confirmació, on consti la data, l’hora i la persona quel’ha lliurat, per comprovar que s’ha fet correctament. (en cas de que no sigui factible crear un usuari per persona, es pot fer per cada àrea).
4º Quan l’arxiu sigui obert pel destinatari, s’enviarà automàticament, un missatge de confirmació dirigit al remitent, on constarà la data i l’hora en que s’ha obert, per deixar constància de la seva recepció.
- Aquest sistema, ha d’admetre tot tipusde documents de tipus “Office” (Word, Acces, Excel, PDF, etc).
- Com el que es pretén, es crear una eina àgil, pràctica i sencilla, volem minimitzar l’opció d’escanejar documents i convertir-los en PDF, tret d’aquells documents provinents d’entitats o persones alienes a aquesta administració.
- Un cop implantat aquest sistema informatitzat, es podrà realitzar un seguiment exhaustiud’aplicació, amb finalitat estadística i de correcta aplicació.

b. Definició del cronograma de realització:
Per la senzillesa d’aquest projecte, considerem que es pot posar en marxa de forma immediata, però per assegurar totes les passes a donar i gestionar correctament el canvi de funcionament, així com per informar degudament a totes les àrees implicades i en especial als responsables d’aquestesàrees, Alcaldia i Gerència, considerem oportú donar el termini d’un mes per implantar-ho.
1. Creació d’una bústia per cada àrea implicada en aquest projecte.
2. Creació d’usuari i contrasenya per cada bústia creada.
3. Lliurament de les claus d’accés a les persones que hagin de remetre o rebre aquests documents.
4. Deguda informació als usuaris de les condicions d’aquest...