Tabla

1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓNSi la entidad aún no cuenta con su Tabla de retención documental, requisito para implementación del programa de gestión documental, proceda con la elaboración siguiendo la metodología expresada en elMini – Manual de Tablas de retención y transferencias documentales – versión actualizada, quecontempla las siguientes etapas:
Etapa I:Investigación preliminar sobre la institución
a) Compilación de la información institucional
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Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambiosestructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)
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Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.
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Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativode creación de grupos y asignación defunciones.b) Entrevista con los productores de los documentos de la institución.
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Identificación y definición de unidades documentales.
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Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales deprocedimientos de las dependencias.
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Identificación de valores primarios de la documentación.
Etapa II: Análisis e interpretación de lainformación recolectada
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Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo comobase la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis de losmanuales de procedimientos.
 
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Valoración y Selección Documental, basándose en los ítem 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de laEncuesta Estudio Unidad Documental (parte II).
 
Etapa III:Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental
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Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendocomo punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cadadependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexosque sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión yaplicación.
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Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivode la Entidad.
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Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instanciacorrespondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesosy criterios empleados en su elaboración.Si la instancia competente hace observaciones a lasTablas de Retención Documental presentadas, laentidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación. () _____ ___
Etapa IV: Aplicación
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:
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Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.
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Instructivo para su aplicación
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Normas para la organización de los archivos de gestiónen concordancia con la TRD de cadaoficina.Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el ArchivoGeneral de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con e
 MEDIOS DE RECEPCIÓN
Mensajería y Correo tradicional: Firma de planilla o constancia de recibido y/o copia del documentorecibidoFax: Recepcióncentralizada, para la recepción se imprime en papel bond entre 75 y 90 g/m2Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (ResoluciónNo. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN. Art. 3, numeral 3)Página Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envío centralizado, para la recepciónse imprime. Manual deMétodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del ArchivoGeneral de la Nación, Resolución 278 de 1998.
2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATODIGITAL)
Acuerdo AGN 060 DE 2001 “Artículo Quinto: Procedimientos para la radicación de comunicacionesoficiales
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Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por...