Tablas De Retención

UNIVERSIDAD DE CALDAS

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

MANIZALES,

2004

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
El Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995, expedido por el Ministerio del Interior a Instancias del Archivo General de la Nación, ordenó a todos los Organismos Públicos del Orden Nacional la presentación de sus Tablas de Retención Documental, tablas cuyopropósito es el de asignar el tiempo de permanencia en cada fase de archivo a Series y Tipos Documentales producidos y recibidos por una Unidad Administativa con la intención por un lado, de facilitar a los Archivistas de las Entidades Públicas la importante fase de Selección documental y por el otro garantizar la permanencia del patrimonio documental de las Instituciones Públicas, latransferencia y el descarte de aquellas series que carecen de valor primario y secundario. La Universidad de Caldas para dar cumplimiento a las disposiciones del Archivo General de la Nación, adapta las Tablas de Retención Documental mediante Resolución de Rectoría 00797 de Septiembre 19 de 2003. Las Tablas de Retención Documental son el resultado de un proceso que abarcó varias etapas: • La recolección deinformación relacionada con la estructura orgánica, Actos Administrativos, Manuales de funciones y procedimientos

• Aplicación de una encuesta para análisis de unidades documentales. • Análisis de la información, partiendo de las funciones de cada dependencia y la elaboración de las tablas propiamente dichas. La explicación del Formato de la Tabla de Retención Documental e instrucciones para sulectura es así: Los términos empleados en la elaboración de las Tablas de Retención Documental, se ciñen a los existentes en el glosario del Reglamento General de Archivos (Acuerdo 07 de 1994). Las Tablas de Retención Documental consta de 9 campos denominados como sigue: Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa que conserva el archivo. Hoja: Es el número secuencial que identificacada hoja y el número total de hojas diligenciadas para cada Unidad Administrativa. Código Dependencia: Código que identifica la oficina productora. Código: Es el código de la serie y tipo documental asociada con la oficina productora.

Serie y tipo documental: Nombre asignado a cada serie y tipo documental correspondiente a la Unidad Administrativa. Retención: Plazo en términos de tiempo en quelos documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, especificando que la valoración está dada en años. Original y copia: En este campo se indica si la serie y tipo documental tiene una tradición de original, copia o ambos. Disposición final: Es la indicación del proceso selectivo de las series y tipos documentals y señalando la conservación permanente, temporal oeliminación. Procedimientos: Justificación de la disposición final que se da a cada serie y tipo documental.

Para la eliminación documental se tomó en consideración la legislación existente para cada serie documental en particular, las necesidades manifestadas por las dependencias y el concepto final aportado por el Comité de Administración de Documentos que se creó por Acuerdo 026 del ConsejoSuperior de mayo 29 de 1979.

La aplicación de las Tablas de Retención Documental en lo relacionado con las transferencias primarias las asume la Sección de Administración de Documentos en coordinación con cada una de las dependencias según un Cronograma elaborado cada año en el que se asigna una fecha a cada uno de los archivos de gestión. Cada uno de ellos debe diligenciar un formato de remisiónde documentos al archivo Central para poder efectuar la transferencia material de los documentos. La Universidad de Caldas ha dispuesto que, por lo menos una vez al año, se someta a consideración del Comité de Administración de Documentos las modificaciones a que haya lugar en las Tablas de Retención Documental.

Funcionario responsable en la elaboración de las Tablas de Retención Documental...