Tablas de retencion

ENSAYO PROYECTOS TRD-TVD

Antes de enfocarnos en el tema sobre proyectos de TRD.TVD, debemos tener claro la definición de cada una de estas, según el AGN las Tablas de Retención documental son unlistado de series, con sus correspondientes tipos Documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (COLOMBIA,ARCHIVO GENERAL DE LANACION, 2000)
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental(TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
Para desarrollarun proyecto siempre debemos tener en cuenta unos atributos como son: objetivo claro, tareas interdependientes, recursos, tiempo, tareas únicas, cliente y el grado de incertidumbre. De igual manera entodo proyecto hay una iniciación, planeación, ejecución, control y cierre; cada de una de estas etapas se deben cumplir paso a paso para que el producto final sea de gran calidad y satisfacción parael cliente.
En la fase o etapa de iniciación se identifica el problema o necesidad, se hace un diagnóstico de la situación encontrada, se plantean propuestas (preliminar y final), se conforma elequipo de trabajo, se elabora un cronograma de trabajo; en la ejecución se desarrollan las actividades previstas, se hacen evaluaciones de seguimiento durante la ejecución para prevenir o mitigarposibles riesgos y de esta manera tomar acciones preventivas o correctivas si es caso. El cierre es la culminación del proyecto a satisfacción del cliente. En esta última fase es conveniente hacer unareunión con el equipo de trabajo para compartir experiencias y lecciones aprendidas.
Para que un proyecto tenga éxito se tiene que basar en una herramienta o matriz como es PHVA (Planear, Hacer,...