Tablas de Retención

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD NÚMERO DOS















Entregado por:
MARÍA ALEJANDRA ROSERO ESTRADA




















SENA
Organización Documental en el entorno Laboral
San Juan de Pasto
2014


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ACTIVIDAD NÚMERO DOS










Entregado por:
MARÍA ALEJANDRA ROSERO ESTRADAEntregado a:
BEATRIZ MILENA ARBELÁEZ GÓMEZ
Docente







SENA
Organización Documental en el entorno Laboral
San Juan de Pasto
2014


TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Actividad número dos

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
Por lo visto Arnulfo tiene un gran trabajo, en principio debe empezar por conocer la estructura orgánico funcional, manual defunciones de su empresa para identificar en este sentido las secciones, subsecciones y también las actividades de dicha entidad, si los conoce tendrá una gran ventaja, después de esto Arnulfo debe hacer un diagnostico o un análisis. Ya con esto deberá hacer una clasificación de los documentos, definir su valor es decir Primario, secundario, cultural, por ejemplo valor legal, informativo, científico,etc. Para así depurar todo lo que no le sea útil a la entidad.











2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?
Las causas que originaron esta situación son la falta de políticas archivísticas en la empresa de Arnulfo, la falta de control en el manejo de los documentos y también la inexistencia de TRD. Esto muestra lo importante que es la Gestión Documental en lasempresas.
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
Claro que Arnulfo debe aplicar el Ciclo vital para así depurar todo aquello que no sea útil, igualmente conservar todos aquellos documentos que mas adelante pueden ser consultados, por eso es indispensable que él tenga una clasificación precisa de todos los documentos y tenga en cuenta sus valores.
La forma de gestión esdando a conocer lo importante de la clasificación de los documentos para así eliminar todo lo innecesario.



4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivados esos documentos?

Arnulfo debe analizar los documentos electrónicos estos deberán seguir el ciclo como todos los documentos e igualmente el deberá verificarsu valor de este modo sabrá si son fundamentales o simplemente se depuran, si los documentos tienen algún tipo de valor deberá almacenarlos de dos formas si existe un Software deberán almacenarse en la nube, si no es así deberá tener una copia en medio físico.

Encontré esta página interesante a cerca de los Documentos Electrónicos en Colombia, se los recomiendo.http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf

5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

Después de conocer la Estructura orgánico funcional de su entidad Arnulfo, debe verificar que no haya habido algún tipo de restructuración en la empresa, porque esto también afectaría la nueva TRD. La forma de aplicación está dada según los valores delos documentos, su carácter informativo y también la frecuencia en la consulta ya sea alta, media y baja. Todo esto se verifica con los controles y registros de préstamos de las diferentes dependencias.
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso de las TRD?



Las TRD son de vital importancia en una entidad pues permiten delimitar el tiempo de permanencia de losdocumentos e igualmente conservar todos aquellos documentos que tengan un valor importante, ya que en el pasado se notaba la falta de ellas, es decir se guardaban muchos archivos sin criterio que resultaban siendo innecesarios, además con la implementación de estas también se está creando conciencia a la hora de utilizar papel, por ello han surgido políticas Cero Papel, que son amigables con...