taller 060 archivo


GUIA PARA ELTALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación:
Tecnólogo Gestión Administrativa
Proyecto de la Formación Profesional:
Implementación de los procesos de coordinación y supervisión en las actividades de las unidades administrativas de las MYPES (medianas y pequeñas empresas) en Santander.
Competencia:Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.
Actividad de Aprendizaje:
Preparar documentos según su importancia de acuerdo a las normas legales vigentes para la disposición de archivos.
Evidencia de Desempeñoy/oproducto:
• Cuestionario AGN Acuerdo 060 de 2001
Criterios de Evaluación:
•Aplica de manera rigurosa las normas y la legislación vigente en laconservación de los documentos.
Duración de la evaluación:
1 hora
Nombre del Aprendiz (a) en formación:
Centro de formación:
Nombre del Instructor (a)

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido Alumno aprendiz:

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre la normatividad archivística colombiana relacionada con la administraciónde comunicaciones oficiales. Lo(a) invito para que diligencie la actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).

La realización de esta evaluación se hará por grupo GAES con el objeto de afianzar sus conocimientos sobre el tema que desarrollará el instructor en el ambiente de aprendizaje.


3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

Teniendo en cuenta el Acuerdo 060 de 2001, emitidopor el Archivo General de la Nación, en el que se establece las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, responda las siguientes preguntas:

1. ¿Qué procesos involucra a la unidad de correspondencia según los programas de gestión documental de las entidades?

Rta: Que para la adecuada prestación de losservicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública. Para ello se generaron 16 artículos que son los que se deben cumplir a cabalidad para su correcto funcionamiento.

2. ¿Cuál es la diferencia entre lascomunicaciones oficiales y la correspondencia?
Rta:
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,independientemente del medio utilizado.

3. ¿Qué es la radicación de comunicaciones oficiales?

Rta: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.

4.¿Qué es el registro de comunicaciones oficiales?

Rta: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria
Nombre o código de la Dependencia competente
Número de radicación
Nombredel funcionario responsable del trámite
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

5. ¿Qué documento establece los cargos de los funcionarios autorizados para las firmas responsables en las comunicaciones oficiales?

Rta: Es el artículo 4 donde dice que toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la...