Taller De Auditoría

AUDITORIA I
TALLER Nº 3

1. CAJA MENOR:

Es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja menor quese encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquéllas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas, $1.000.000.oo será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, se requiere laimplementación de ciertas políticas, como por ejemplo, que por éste se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, para lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe nombrarse una persona de enteraconfianza y responsabilidad para que lo administre.

CONSTITUCION DEL FONDO DE CAJA MENOR:
Al constituir el fondo de caja menor, se retira dinero del banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 Cajas menores $100.000.
111005 Bancos $100.000.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR:

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, seprocede a reembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea reembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:

51xxx Gastos $80.000.oo
111005 Bancos $80.000.oo

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondode caja menor, sólo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.
El reembolso de caja menor debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas secontabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de “causación” y “realización”, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de caja menor.
Este inconveniente hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes dereembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE CAJA MENOR:

a. Recibir los recursos del fondo.
b. Llevar un control diario y cronológico de las operaciones de caja menor, con los documentos que respaldan los movimientos.
c. Gestionar la adquisición y realizar el pago de los bienes y/oservicios autorizados.
d. Asegurar la custodia de los dineros y documentos soportes de los gastos.
e. Mantener la liquidez del fondo, solicitando el reembolso.

2. CONCILIACION BANCARIA:

Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o corriente con los valores que el banco suministra por medio del extractobancario.
Las empresas tienen un libro auxiliar de bancos en el cual registran cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la...